Lange PDF in fünf Sätzen zusammenfassen

Wofür das gut ist

Ein 40 Seiten langes Gutachten, ein Vertragsentwurf, ein Protokoll der Eigentümerversammlung: Oft wollen Sie zuerst nur wissen, worum es geht und ob Sie genau lesen müssen. Eine KI kann das PDF in wenigen Sätzen zusammenfassen und Ihnen so eine erste Orientierung geben.

Wichtig: Die Zusammenfassung ersetzt das Lesen nicht. Sie hilft Ihnen zu entscheiden, wo Sie genau hinsehen müssen.

Was Sie brauchen

• Ein PDF, am besten eines, dessen Text sich markieren lässt. Laut Anthropic wertet Claude bei PDFs bis 100 Seiten auch Bilder und Diagramme aus, bei längeren PDFs nur noch den Text. Eingescannte Seiten, die nur ein Bild sind, können dann fehlen.
• Einen Zugang zu Claude. Für Unterlagen aus dem Geschäft nutzen Sie bitte einen Firmenzugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Etwas Zeit, um das Ergebnis gegen das Original zu prüfen.

So geht es

1. Prüfen Sie zuerst, ob das PDF personenbezogene Daten enthält (Namen, Adressen, Kontodaten, Gesundheitsangaben). Wenn ja und Sie keinen Firmenzugang mit Vertrag haben: Schwärzen Sie diese Stellen vorher oder lassen Sie es.
2. Öffnen Sie in Claude ein neues Gespräch und hängen Sie das PDF an: Klicken Sie unten links im Eingabefeld auf das Plus-Zeichen und wählen Sie das Hinzufügen von Dateien. Sie können das PDF auch einfach in das Fenster ziehen.
3. Kopieren Sie den Prompt aus dem nächsten Abschnitt hinein und ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
4. Lesen Sie die fünf Sätze. Prüfen Sie jede Zahl, jedes Datum und jeden Namen im Original.
5. Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist, zum Beispiel: “Auf welcher Seite steht das?”

Der Prompt

Du bist meine Assistenz im Büro. Lies das angehängte PDF vollständig.

Fasse den Inhalt in genau fünf Sätzen zusammen. Schreibe in einfachem Deutsch, ohne Fachwörter, wo es sich vermeiden lässt.

Wichtig für mich ist: [Was Sie wissen wollen, zum Beispiel: Fristen und Kosten]

Regeln:
- Nimm nur Angaben auf, die im PDF stehen. Erfinde nichts dazu.
- Nenne bei Zahlen, Daten und Fristen die Seite, auf der sie stehen, in Klammern.
- Wenn das PDF etwas nicht klar sagt, schreibe in einem sechsten Punkt "Offen:" und nenne, was fehlt.
- Wenn du Teile des PDFs nicht lesen konntest, sage das am Anfang.

Wenn das Ergebnis zu dünn ist, schicken Sie danach diesen Folge-Prompt:

Nenne mir jetzt die drei Stellen im PDF, die ich unbedingt selbst lesen sollte, jeweils mit Seitenzahl und einem Satz, warum.

Ein Beispiel

Angenommen, Sie haben ein erfundenes PDF “Wartungsangebot Heizungsanlage, Musterhaus GmbH” mit 28 Seiten. Im Prompt steht unter “Wichtig für mich”: Kosten, Laufzeit, Kündigungsfrist.

Eine brauchbare Antwort sähe so aus:

1. Das Angebot beschreibt die jährliche Wartung der Heizungsanlage im Objekt Musterstraße 1 (Seite 2).
2. Der Preis beträgt laut Angebot 1.200 Euro netto pro Jahr (Seite 5).
3. Die Laufzeit beträgt drei Jahre mit automatischer Verlängerung (Seite 7).
4. Gekündigt werden kann mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende (Seite 7).
5. Störungen außerhalb der Geschäftszeiten werden gesondert berechnet (Seite 9). Offen: Eine Reaktionszeit bei Ausfällen wird nicht genannt.

Genau diese Angaben prüfen Sie nun auf den genannten Seiten. Stimmt etwas nicht, fragen Sie nach.

Darauf sollten Sie achten

Datenschutz. Laden Sie keine echten Kundendaten in einen privaten oder kostenlosen Zugang. Nutzen Sie für Geschäftsunterlagen einen Firmenzugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, oder entfernen Sie die personenbezogenen Daten vorher. Fragen Sie im Zweifel Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten.

Ein Mensch prüft. KI kann sich verlesen, etwas auslassen oder Zusammenhänge falsch darstellen. Bei Geld, Fristen und Verträgen gilt: erst im Original nachsehen, dann handeln.

Grenzen. Bei PDFs mit mehr als 100 Seiten liest Claude laut Anthropic nur den Text, Bilder und Diagramme fallen dann weg. Auch sonst werden lange PDFs oder solche mit vielen Tabellen manchmal nur teilweise erfasst. Der Prompt zwingt die KI deshalb, das offen zu sagen. Wenn das passiert, teilen Sie das PDF in Abschnitte auf.

Kein Rechtsrat. Bei Verträgen und rechtlichen Fragen ersetzt die Zusammenfassung keine Beratung durch eine Anwältin, einen Anwalt oder eine andere Fachperson.

Varianten

• Für die Chefin oder den Chef: Ändern Sie “in einfachem Deutsch” zu “als Entscheidungsvorlage mit Empfehlung”.
• Mehrere PDFs vergleichen: Hängen Sie zwei Angebote an und schreiben Sie: “Vergleiche beide Dokumente in einer Tabelle nach Preis, Laufzeit und Leistungen.”
• Nur Fristen: Ersetzen Sie die Aufgabe durch “Liste alle Fristen und Termine auf, mit Seitenzahl.”