Ein Angebot in Word vom Entwurf bis zur fertigen Fassung

Wofür das gut ist

Ein Angebot besteht meist aus zwei Teilen: den Zahlen und dem Text drumherum. Die Zahlen kommen aus Ihrer Kalkulation. Den Text, also Einleitung, Leistungsbeschreibung und Schlussformel, schreiben Sie oft immer wieder neu. Genau hier kann ein KI-Assistent helfen: Er macht aus Ihren Stichpunkten einen lesbaren, freundlichen Text und glättet Ihren Entwurf.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie das mit Microsoft Copilot in Word angehen. Das Ergebnis ist ein Entwurf, den Sie prüfen und anpassen. Preise, Mengen und Fristen bleiben Ihre Sache.

Was Sie brauchen

• Ein Word-Dokument, am besten Ihre eigene Angebotsvorlage mit Briefkopf.
• Zugang zu Copilot in Word. Laut Microsoft brauchen Sie dafür ein passendes Microsoft-365-Abonnement oder eine Lizenz für Microsoft 365 Copilot. Welche Funktionen Sie sehen, hängt außerdem von Lizenz, Einstellungen Ihrer Organisation und App-Version ab. Fragen Sie im Zweifel Ihre IT oder Ihren Administrator.
• Die Eckdaten des Angebots: Wer ist der Kunde, was soll geleistet werden, was kostet es, wie lange gilt das Angebot.
• Ihre fertig kalkulierten Positionen und Preise. Die KI rechnet nicht für Sie.

So geht es

1. Öffnen Sie Ihre Angebotsvorlage und speichern Sie sie unter neuem Namen.
2. Öffnen Sie Copilot in Word und legen Sie die Eckdaten als Stichpunkte bereit. Kurze Sätze reichen.
3. Fügen Sie den Prompt aus dem nächsten Abschnitt ein und ersetzen Sie alles in eckigen Klammern.
4. Lesen Sie den Entwurf Satz für Satz. Gleichen Sie jede Zahl, jeden Namen und jeden Termin mit Ihren Unterlagen ab.
5. Bitten Sie Copilot in einer weiteren Nachricht um Änderungen, zum Beispiel “kürzer”, “freundlicher” oder “die Leistungen als Liste”. Einzelne Absätze können Sie auch markieren und von Copilot umschreiben lassen.
6. Tragen Sie die Preistabelle selbst ein oder prüfen Sie die übernommene Tabelle Position für Position.
7. Lassen Sie das Angebot vor dem Versand von einer zweiten Person lesen und speichern Sie es als PDF.

Der Prompt

Der erste Prompt erzeugt den Entwurf.

Du schreibst für mich, [Ihr Name], von [Firmenname], ein Angebot für einen Kunden. Verwende ausschließlich die Angaben unten. Erfinde keine Preise, Termine, Garantien, Normen oder Leistungen. Fehlt eine Angabe, schreibe an die Stelle [FEHLT: was fehlt].

Kunde: [Name des Kunden oder der Firma], Ansprechpartner: [Name]
Anlass: [Was hat der Kunde angefragt, und wann?]
Leistungen, die wir anbieten: [Stichpunkte]
Nicht enthalten: [Stichpunkte, zum Beispiel Material, Anfahrt, Entsorgung]
Preise: [Positionen mit Preisen, oder: "Preistabelle füge ich selbst ein"]
Ausführungszeitraum: [Zeitraum oder "nach Absprache"]
Angebot gültig bis: [Datum]
Zahlungsbedingungen: [Ihre üblichen Bedingungen]

Schreibe: eine kurze Anrede und Einleitung (zwei bis drei Sätze), eine Leistungsbeschreibung in klaren Absätzen oder als Liste, einen Hinweis auf das, was nicht enthalten ist, den Hinweis auf Gültigkeit und Zahlungsbedingungen und einen freundlichen Schluss. Ton: sachlich, höflich, Sie-Form, kurze Sätze, keine Floskeln wie "zu unserer vollsten Zufriedenheit".

Der zweite Prompt hilft, wenn Sie schon einen eigenen Entwurf haben. Sie können den Entwurf auch im Dokument markieren und den Prompt ohne die letzte Zeile verwenden.

Hier ist mein Entwurf für ein Angebot. Verbessere nur Sprache und Aufbau. Ändere keine Zahlen, Namen, Termine oder Leistungen. Wenn etwas unklar oder widersprüchlich ist, nenne es mir in einer Liste am Ende, statt es zu ändern.
Ton: sachlich, höflich, Sie-Form, kurze Sätze.
Entwurf: [Text einfügen]

Ein Beispiel

Alle Angaben sind erfunden.

Eingabe: Kunde Erika Beispiel, Hausverwaltung Beispiel GmbH. Anlass: Anfrage vom [Datum] zur Erneuerung der Eingangsbeleuchtung. Leistungen: Demontage der alten Leuchten, Montage von vier neuen Leuchten, Funktionsprüfung. Nicht enthalten: Leuchtmittel. Ausführung: nach Absprache. Gültig bis: [Datum]. Zahlung: [Ihre Bedingungen].

Zu erwarten ist ein Text, der mit “Sehr geehrte Frau Beispiel” beginnt, die drei Leistungen kurz beschreibt, die Leuchtmittel als nicht enthalten nennt und für die fehlenden Angaben Platzhalter wie “[FEHLT: Preis]” stehen lässt. Genau das ist gewollt: Die Lücken sind sichtbar, statt dass etwas Erfundenes im Angebot steht.

Darauf sollten Sie achten

• Zahlen prüfen Sie selbst. Lassen Sie nie die KI Preise oder Summen bestimmen. Ein Fehler im Angebot kann Sie Geld kosten.
• Datenschutz: Nutzen Sie nur einen Firmenzugang, für den ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Ohne einen solchen Zugang entfernen Sie Namen und Adressen vorher und setzen sie erst im fertigen Dokument wieder ein.
• Rechtliches: Allgemeine Geschäftsbedingungen, Widerrufsrechte, Gewährleistung und ähnliche Formulierungen gehören nicht in einen KI-Entwurf. Lassen Sie diese Texte von einer Fachperson erstellen und fügen Sie sie unverändert ein.
• Ein Mensch prüft. Das fertige Angebot geht erst raus, wenn Sie es vollständig gelesen haben.
• Wenn Copilot Ihre Vorlage nicht richtig übernimmt, schreiben Sie den Text zuerst in einem leeren Dokument und kopieren ihn dann in die Vorlage.

Varianten

• Kurzfassung für Stammkunden: Bitten Sie um eine Version mit höchstens 120 Wörtern.
• Begleitmail: “Schreibe eine kurze E-Mail, mit der ich das Angebot im Anhang übersende. Zwei Sätze, Sie-Form.”
• Nachfassen: “Schreibe eine freundliche Erinnerung, zwei Wochen nach Angebotsversand. Kein Druck, ein konkretes Gesprächsangebot.”