Besprechungsprotokoll aus Stichworten erstellen

Wofür das gut ist

Nach einer Besprechung bleiben Zettel, Stichworte und das Gefühl, dass noch ein Protokoll fehlt. Mit einer KI machen Sie aus Ihren Notizen ein gut lesbares Protokoll: Teilnehmende, besprochene Punkte, Beschlüsse und Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen.

Die KI sortiert und formuliert. Was beschlossen wurde, wissen nur Sie. Deshalb gilt: Sie liefern die Fakten, die KI die Form, und Sie lesen das Ergebnis, bevor es verschickt wird.

Was Sie brauchen

• Ihre Stichworte oder Notizen zur Besprechung, auch unvollständig und unordentlich.
• Datum, Thema und Teilnehmende.
• Einen KI-Assistenten Ihrer Wahl, etwa ChatGPT, Copilot, Claude oder Gemini. Der Prompt ist nicht an ein bestimmtes Werkzeug gebunden.
• Fünf Minuten zum Gegenlesen.

So geht es

1. Schreiben Sie direkt nach dem Termin Ihre Stichworte auf, solange Sie sich erinnern. Ganze Sätze sind nicht nötig.
2. Entfernen oder ersetzen Sie sensible Angaben, wenn Sie keinen Firmenzugang mit Datenschutzvertrag nutzen (siehe unten).
3. Kopieren Sie den Prompt, ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern und fügen Sie Ihre Stichworte ein.
4. Lesen Sie das Protokoll. Prüfen Sie vor allem Beschlüsse, Zuständigkeiten und Termine.
5. Antworten Sie der KI mit Korrekturen, zum Beispiel: “Punkt 3 war kein Beschluss, nur eine Idee.” Sie überarbeitet den Entwurf.
6. Kopieren Sie das Ergebnis in Ihre Vorlage oder Mail. Verschicken Sie es erst, wenn Sie es gelesen haben.

Der Prompt

Du bist Assistenz im Büro und schreibst Besprechungsprotokolle. Erstelle aus meinen Stichworten ein sachliches Protokoll in einfachem Deutsch.

Besprechung: [Titel oder Anlass]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Teilnehmende: [Max Muster, Erika Beispiel, ...]
Protokollführung: [Name]

Meine Stichworte:
[hier Stichworte einfügen]

Regeln:
- Verwende nur Informationen aus meinen Stichworten. Erfinde nichts dazu, keine Termine, keine Zuständigkeiten, keine Zahlen.
- Unterscheide klar zwischen "Besprochen" (Informationen und Diskussion), "Beschlossen" (nur was eindeutig als Beschluss erkennbar ist) und "Offen" (Fragen ohne Ergebnis).
- Erstelle eine Aufgabenliste als Tabelle mit den Spalten: Aufgabe, Verantwortlich, Bis wann. Fehlt eine Angabe, schreibe "(offen)".
- Ist etwas in meinen Stichworten unklar oder widersprüchlich, nenne es am Ende unter "Rückfragen an die Protokollführung", statt zu raten.
- Länge: höchstens eine Seite. Sachlicher Ton, keine Wertungen.

Gliederung: 1. Kopfdaten, 2. Besprochen, 3. Beschlossen, 4. Aufgaben, 5. Offen, 6. Nächster Termin (falls genannt), 7. Rückfragen an die Protokollführung.

Ein Beispiel

Erfundene Stichworte einer internen Teamrunde: “Team-Treff 04.11., Max Muster, Erika Beispiel, Paula Probe. Urlaubsplan Dezember: Erika Mitte des Monats weg, Vertretung klären. Neue Ablage: Ordner nach Kundennummer, Max baut Vorschlag. Drucker im Flur macht Streifen, Paula ruft Service an, bis Freitag. Weihnachtsessen? Termin unklar. Nächstes Treffen vielleicht 18.11.”

Ein gutes Ergebnis führt die neue Ablage nach Kundennummer unter “Besprochen”, nicht unter “Beschlossen”, denn in den Stichworten steht nur, dass Max einen Vorschlag baut. In der Aufgabenliste stehen zwei Zeilen: Ablagevorschlag, Max Muster, “(offen)”, und Service anrufen, Paula Probe, Freitag. Unter “Offen” stehen Vertretung im Dezember und das Weihnachtsessen. Der Termin 18.11. erscheint nur mit dem Zusatz “vorläufig”, weil in den Stichworten “vielleicht” stand. Unter “Rückfragen” fragt die KI, wer Erika vertritt und ob die neue Ablage schon beschlossen ist. Genau diese Sorgfalt macht den Prompt robust.

Darauf sollten Sie achten

• Datenschutz: Besprechungsnotizen enthalten oft Namen, Kundenfälle und Zahlen. In einem privaten oder kostenlosen Zugang gehören solche Daten nicht hinein. Nutzen Sie einen Firmenzugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder ersetzen Sie Namen und Details vorher durch Platzhalter wie [Kunde A].
• Prüfen durch einen Menschen: Ein Protokoll kann später Streit oder Missverständnisse klären. Lesen Sie Beschlüsse, Termine und Verantwortliche immer selbst gegen. Die KI kann Nuancen falsch verstehen.
• Keine Rechtswirkung ohne Prüfung: Bei Eigentümerversammlungen, Gesellschafterbeschlüssen oder anderen Terminen mit rechtlicher Bedeutung gehört das Protokoll vor der Verwendung zu einer Fachperson.
• Aufzeichnungen: Wer ein Gespräch aufnehmen oder automatisch mitschreiben lassen möchte, spricht das vorher offen mit allen Beteiligten ab. Die rechtlichen Fragen dazu klären Sie im Zweifel mit einer Fachperson.
• Grenzen: Aus ungenauen Notizen entstehen ungenaue Protokolle. Je klarer Ihre Stichworte, desto besser das Ergebnis.

Varianten

• Kurzfassung per Mail: “Fasse das Protokoll in einer Mail an alle Teilnehmenden mit fünf Sätzen und der Aufgabenliste zusammen.”
• Erinnerungen: “Schreibe zu jeder Aufgabe einen freundlichen Erinnerungssatz, den ich kurz vor dem Termin versenden kann.”
• Vorlage für den Alltag: Speichern Sie den Prompt mit den Platzhaltern als Textdatei. Dann ersetzen Sie bei jeder Besprechung nur Datum, Teilnehmende und Stichworte.
• Kundentermin: Für Gespräche mit Kunden bitten Sie zusätzlich um einen Abschnitt “Vereinbart mit dem Kunden”, damit Zusagen sauber festgehalten werden.