KI-Richtlinie für das Büro: Was hineingehört

Wofür das gut ist

Wenn im Büro niemand festlegt, wie mit KI-Werkzeugen gearbeitet wird, entscheidet jede Person für sich. Die eine fügt Kundenmails ein, der andere lädt Verträge hoch, die dritte lässt sich Texte schreiben und verschickt sie ungeprüft. Eine kurze, klare Richtlinie schafft Sicherheit. Sie schützt Ihre Kundschaft, Ihre Mitarbeitenden und Sie selbst.

Eine gute Richtlinie ist keine Rechtsschrift. Eine bis zwei Seiten genügen, wenn sie klar sagt: Was ist erlaubt, was nicht, wer entscheidet, wer prüft.

Was Sie brauchen

• Eine Liste der KI-Werkzeuge, die im Büro schon genutzt werden (auch die privaten, ehrlich gefragt).
• Eine Entscheiderin oder einen Entscheider: Geschäftsführung oder Inhaber.
• Eine Ansprechperson für Datenschutz, intern oder extern.
• Rund 30 Minuten für den Entwurf. Die Abstimmung im Team kommt danach.

So geht es

1. Bestandsaufnahme. Fragen Sie im Team: Wer nutzt welches KI-Werkzeug, und wofür? Es geht nicht um Schuld, sondern um den Überblick.
2. Entscheiden, was erlaubt ist. Welche Werkzeuge sind freigegeben, mit welcher Zugangsart? Welche Aufgaben sind erwünscht (Texte entwerfen, Zusammenfassungen) und welche tabu?
3. Entwurf erstellen. Nutzen Sie den Prompt unten. Er liefert eine Gliederung zum Anpassen.
4. Mit Fachperson abstimmen. Der Entwurf geht an Ihren Datenschutzbeauftragten oder an Ihre Kanzlei, bevor er gilt.
5. Im Team besprechen. Zehn Minuten im Meeting genügen. Fragen und Beispiele aus dem Alltag aufnehmen.
6. Datum und Überprüfung eintragen. Zum Beispiel: Überprüfung alle sechs Monate.

Der Prompt

Du hilfst mir, den Entwurf einer KI-Richtlinie für unser Büro zu schreiben. Rahmendaten: Branche [z. B. Steuerbüro], [Anzahl] Mitarbeitende, genutzte KI-Werkzeuge [z. B. ChatGPT, Microsoft Copilot], Zugangsart [privat / Teamzugang / Firmenzugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung], besondere Daten im Alltag [z. B. Mandantendaten, Mieterdaten, Gesundheitsangaben]. Schreibe eine Richtlinie von höchstens zwei Seiten in einfacher Sprache, in der Wir-Form. Gliedere sie so: 1. Zweck und Geltungsbereich. 2. Freigegebene Werkzeuge. 3. Erlaubte Einsatzzwecke. 4. Was nie in ein KI-Werkzeug eingegeben wird. 5. Prüfpflicht: Ein Mensch kontrolliert jedes Ergebnis, bevor es verwendet oder versendet wird. 6. Kennzeichnung, wenn Texte oder Bilder von KI stammen und das nötig ist. 7. Wer ist Ansprechperson, und was tun bei einem Fehler oder einer Datenpanne. 8. Einweisung: Wer erklärt neuen und bestehenden Mitarbeitenden die Regeln. 9. Überprüfung und Änderungen. Verwende nur Angaben aus meinem Text. Nenne keine Gesetze oder Paragrafen. Markiere Stellen, die ich mit einer Fachperson klären muss, mit "[RÜCKFRAGE FACHPERSON]". Gib am Ende eine Liste der Punkte aus, bei denen du Annahmen getroffen hast.

Zum Nachschärfen:

Lies die Richtlinie noch einmal als Mitarbeiterin ohne technisches Wissen. Welche drei Sätze sind schwer verständlich oder lassen Spielraum? Formuliere sie klarer und gib Alltagsbeispiele aus [Branche], was erlaubt und was verboten ist.

Ein Beispiel

Erfundene Angaben: Muster Versicherungsmakler GmbH, 18 Personen, ChatGPT und Copilot im Einsatz, Firmenvertrag nur für Copilot. Der Entwurf legt etwa fest: Kundendaten ausschließlich im Werkzeug mit Vertrag. ChatGPT nur für allgemeine Texte ohne Personenbezug. Jede Mail an Kunden wird vor dem Versand von der Sachbearbeiterin gelesen. Bei Unsicherheit fragt man Max Muster als Ansprechperson. Die markierten Rückfragen gehen an den Datenschutzbeauftragten.

Darauf sollten Sie achten

• Datenschutz: Der Kern jeder Richtlinie: Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Echte Kundendaten gehören nur in Zugänge mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Menschliche Prüfung: Schreiben Sie ausdrücklich hinein, dass jedes KI-Ergebnis von einem Menschen geprüft wird. Das ist die wichtigste Zeile.
• Grenzen des Prompts: Der Entwurf ist eine Arbeitsgrundlage. Er kennt Ihre Verträge nicht und kann Pflichten übersehen.
• Kein Rechtsrat: Prüfen Sie den Text mit einer Fachperson, bevor er verbindlich wird. Das gilt besonders bei Berufsgeheimnissen (zum Beispiel Kanzlei, Steuerbüro). Lassen Sie sich dabei auch sagen, ob für Ihr Büro Pflichten aus der europäischen KI-Verordnung gelten.
• Lebendiges Dokument: Werkzeuge ändern sich. Legen Sie einen festen Termin zur Überprüfung fest.

Varianten

• Einseiter für den Aushang: “Fasse die Richtlinie auf fünf Regeln zusammen, jede höchstens zwölf Wörter.”
• Einverständnis des Teams: “Erstelle eine kurze Bestätigung, die Mitarbeitende unterschreiben, dass sie die Richtlinie gelesen haben.”
• Fragen und Antworten: “Schreibe zehn typische Fragen aus dem Büroalltag mit kurzen Antworten auf Basis der Richtlinie.”