KI-Bilder im Büro kennzeichnen: so entsteht Ihre Hausregel

Wofür das gut ist

Immer mehr Büros nutzen KI-Bilder für Newsletter, Aushänge, Social Media oder die Website. Dann taucht schnell die Frage auf: Müssen wir das kennzeichnen? Und wer entscheidet das im Alltag?

Hintergrund ist die KI-Verordnung der EU, oft auch KI-Gesetz genannt. Laut EU-Kommission gelten ihre Regeln zur Transparenz seit August 2026. Danach müssen bestimmte KI-Inhalte deutlich gekennzeichnet werden, etwa sogenannte Deepfakes, also täuschend echt wirkende Bilder oder Videos. Was das für Ihre Bilder konkret heißt, hängt vom Einzelfall ab und gehört zu einer Fachperson.

Diese Anleitung hilft Ihnen, eine kurze Hausregel für Ihr Team zu entwerfen. Sie legt fest, wer ein KI-Bild freigibt, wie es gekennzeichnet wird und was vorher geprüft wird. Die KI liefert dabei den Entwurf, nicht die rechtliche Bewertung.

Was Sie brauchen

• Einen Zugang zu einem KI-Assistenten Ihrer Wahl (ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude oder Gemini). Die Anleitung funktioniert in allen vier.
• Eine Liste, wo in Ihrem Büro Bilder vorkommen (Website, Newsletter, Social Media, Aushänge, Präsentationen).
• Eine Person, die die Regel am Ende freigibt, zum Beispiel die Geschäftsführung.
• Den Kontakt zu einer Fachperson für Recht oder Datenschutz, falls Sie Zweifel haben.

So geht es

1. Notieren Sie in Stichworten, wo Sie KI-Bilder einsetzen oder einsetzen möchten.
2. Notieren Sie, wer bei Ihnen Bilder veröffentlicht und wer das freigibt.
3. Kopieren Sie den Prompt unten in Ihren KI-Assistenten und ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
4. Lesen Sie den Entwurf. Streichen Sie, was nicht zu Ihrem Büro passt.
5. Legen Sie den Entwurf einer Fachperson für Recht oder Datenschutz vor, bevor Sie ihn als verbindlich erklären.
6. Geben Sie die fertige Regel im Team bekannt und legen Sie sie dort ab, wo alle sie finden.

Der Prompt

Du hilfst mir, eine kurze interne Hausregel für den Umgang mit KI-generierten Bildern zu entwerfen. Wir sind ein Büro mit etwa [Anzahl] Personen in der Branche [Branche, zum Beispiel Hausverwaltung].

Wir verwenden oder planen Bilder an diesen Stellen: [zum Beispiel Website, Newsletter, Social Media, Aushänge].
Veröffentlicht wird bei uns durch: [Rolle, zum Beispiel Assistenz der Geschäftsführung].
Freigegeben wird durch: [Rolle].

Schreibe einen Entwurf auf höchstens einer Seite, in einfachem Deutsch, mit diesen Abschnitten:
1. Zweck der Regel (zwei Sätze)
2. Wann ein Bild als "KI-Bild" gilt (zum Beispiel komplett erzeugt, stark verändert, nur leicht retuschiert) mit Beispielen aus unserem Büro
3. Wie wir KI-Bilder intern vermerken (zum Beispiel im Dateinamen oder in einer Liste)
4. Wie und wo wir KI-Bilder nach außen kennzeichnen, mit einem Vorschlag für einen kurzen Hinweistext
5. Was vor der Veröffentlichung geprüft wird: erkennbare echte Personen, fremde Marken oder Logos, Gebäude oder Orte, falsche Eindruckserweckung (das Bild darf nichts vortäuschen, was nicht stimmt)
6. Wer was entscheidet

Regeln für dich:
- Behaupte nicht, was gesetzlich vorgeschrieben ist. Wenn du zu einer rechtlichen Frage etwas nicht sicher weißt, schreibe an dieser Stelle "Rechtlich klären lassen".
- Nenne keine Paragrafen und keine Gesetzesfristen.
- Schließe mit einer Liste von höchstens fünf Fragen, die wir einer Fachperson für Recht oder Datenschutz stellen sollten.

Ein Beispiel

Angenommen, die erfundene “Muster Hausverwaltung” mit zwölf Personen nutzt KI-Bilder für den Newsletter und für Aushänge im Treppenhaus. Verwendet wird der Prompt mit diesen Angaben.

Ein brauchbarer Entwurf enthielte zum Beispiel:

• Als KI-Bild gilt jedes Bild, das ganz oder überwiegend von einer KI erzeugt wurde.
• Der Dateiname beginnt intern mit “KI_”.
• Im Newsletter steht unter dem Bild ein kurzer Hinweis wie “Bild: KI-generiert”.
• Vor der Veröffentlichung wird geprüft, ob das Bild echte Personen oder unser Gebäude vortäuscht.
• Die Geschäftsführung gibt jedes KI-Bild frei.
• Offen, rechtlich klären lassen: Welche Kennzeichnung ist in welchem Fall Pflicht?

Den Entwurf passen Sie an und besprechen ihn dann mit der Fachperson.

Darauf sollten Sie achten

Kein Rechtsrat. Welche Kennzeichnungspflichten für Sie gelten, hängt vom Einzelfall ab und kann sich ändern. Das gilt auch für die KI-Verordnung der EU. Lassen Sie die Hausregel von einer Fachperson für Recht oder Datenschutz prüfen.

Ein Mensch prüft. Auch der Entwurf der KI kann Fehler oder erfundene Regeln enthalten. Deshalb ist der Prompt so gebaut, dass die KI offene Rechtsfragen markiert. Prüfen Sie das trotzdem selbst.

Datenschutz. Geben Sie im Prompt keine echten Namen von Kundinnen, Kunden oder Mitarbeitenden ein. Für die Hausregel brauchen Sie nur Rollen.

Echte Personen. Ein KI-Bild, das eine echte, erkennbare Person zeigt, ist ein eigenes Thema. Hier sollten Sie immer vorher eine Fachperson fragen.

Ehrlichkeit. Unabhängig von Pflichten gilt: Ein Bild sollte Ihre Kundschaft nicht in die Irre führen, etwa mit einem Foto, das ein Gebäude oder Team zeigt, das es so nicht gibt.

Varianten

• Nur für Social Media: Ändern Sie die Stellen im Prompt auf “ausschließlich Social-Media-Beiträge” und bitten Sie um einen Mustertext für Bildunterschriften.
• Checkliste statt Regel: Bitten Sie: “Mache daraus eine Checkliste mit höchstens acht Punkten zum Abhaken vor jeder Veröffentlichung.”
• Info für das Team: Bitten Sie um eine kurze, freundliche Mail an alle, die die Regel erklärt.