Daten schwärzen, bevor Sie sie in die KI geben

Wofür das gut ist

Viele Texte im Büro enthalten Personendaten: Namen, Adressen, Kontonummern, Vertragsnummern. Wenn Sie solche Texte mit der KI bearbeiten wollen, ist die sicherste Variante, die Daten gar nicht erst hineinzugeben. Dafür ersetzen Sie sie durch Platzhalter wie [PERSON 1] oder [IBAN 1]. Die KI arbeitet mit dem bereinigten Text, und Sie setzen die echten Angaben danach selbst wieder ein.

Das ersetzt keine Datenschutzprüfung. Es ist aber eine einfache Gewohnheit, die das Risiko deutlich senkt.

Was Sie brauchen

• Den Text, den Sie bearbeiten wollen, als Datei oder zum Kopieren.
• Ein Textprogramm mit “Suchen und Ersetzen” (Word und ähnliche Programme haben das).
• Eine Liste für die Zuordnung: links der Platzhalter, rechts die echte Angabe. Diese Liste bleibt bei Ihnen und geht nie in die KI.
• Zeit zum Gegenlesen.

So geht es

1. Lesen Sie den Text einmal durch und markieren Sie alles, was eine Person oder einen Vorgang erkennbar macht: Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten, Konto- und Vertragsnummern, Aktenzeichen, Kennzeichen.
2. Legen Sie die Zuordnungsliste an, zum Beispiel: [PERSON 1] = die echte Kundin, [ADRESSE 1] = die echte Anschrift.
3. Ersetzen Sie jede Angabe im Text durch ihren Platzhalter. Nutzen Sie “Suchen und Ersetzen”, damit nichts übersehen wird, und achten Sie auf Schreibvarianten (“Muster”, “Frau Muster”, “M. Muster”).
4. Wenn die Liste lang ist, können Sie sich vom Prompt unten helfen lassen. Geben Sie dafür aber nur einen Beispieltext mit erfundenen Daten ein, um zu prüfen, ob die Regeln greifen. Echte Texte schwärzen Sie vorher selbst.
5. Lesen Sie den bereinigten Text noch einmal Wort für Wort. Prüfen Sie auch Kopf- und Fußzeilen, Betreffzeilen und Dateinamen.
6. Erst jetzt geben Sie den bereinigten Text in die KI.
7. Setzen Sie nach der Bearbeitung die echten Angaben anhand Ihrer Liste wieder ein.

Der Prompt

Dieser Prompt hilft Ihnen, Ihre Schwärzungsregeln zu testen und zu schärfen. Sie nutzen ihn mit erfundenem Beispieltext:

Du hilfst mir, Texte für die Weitergabe zu anonymisieren. Der folgende Text ist ein erfundenes Beispiel. Ersetze darin alle personenbezogenen und vorgangsbezogenen Angaben durch nummerierte Platzhalter.

Regeln:
1. Namen von Personen: [PERSON 1], [PERSON 2] und so weiter. Dieselbe Person bekommt immer denselben Platzhalter, auch bei Schreibvarianten wie "Frau Muster" und "Anna Muster".
2. Anschriften: [ADRESSE 1], E-Mail-Adressen: [MAIL 1], Telefonnummern: [TELEFON 1].
3. Kontonummern, IBAN, Vertrags-, Policen-, Akten- und Kundennummern: nummerierte Platzhalter, die die Art nennen, z. B. [IBAN 1], [POLICE 1], [AKTENZEICHEN 1], [KUNDENNUMMER 1].
4. Geburtsdaten und Kennzeichen: [GEBURTSDATUM 1], [KENNZEICHEN 1].
5. Firmennamen von Kunden: [FIRMA 1].
6. Belasse allgemeine Angaben, die keine Rückschlüsse zulassen, zum Beispiel Wochentage, Monate, Rechtsbegriffe und Sachverhalte ohne Namen.
7. Ändere sonst nichts am Text, keine Umformulierungen.

Gib danach eine Tabelle aus: Platzhalter, ursprünglicher Text.
Prüfe zum Schluss, ob im bereinigten Text noch etwas Identifizierendes steht, und nenne es.

Text:
[erfundenen Beispieltext einfügen]

Ein Beispiel

Erfundener Ausgangstext:

“Sehr geehrter Herr Max Muster, zu Ihrer Police 4711-0815 für das Haus in der Beispielstraße 5, 12345 Musterstadt, bitten wir um Rückruf unter 0123 456789. Mit freundlichen Grüßen, Anna Beispiel.”

Mit dem Prompt sollte ungefähr dies herauskommen:

“Sehr geehrter Herr [PERSON 1], zu Ihrer Police [POLICE 1] für das Haus in der [ADRESSE 1], bitten wir um Rückruf unter [TELEFON 1]. Mit freundlichen Grüßen, [PERSON 2].”

Dazu die Tabelle mit den Zuordnungen. Prüfen Sie, ob wirklich jede Angabe ersetzt wurde. Wenn nicht, ergänzen Sie die Regel und testen erneut.

Darauf sollten Sie achten

• Platzhalter sind keine Garantie: Manchmal verrät der Zusammenhang trotzdem, wer gemeint ist, etwa ein seltener Beruf in einem kleinen Ort. Entfernen Sie dann auch solche Hinweise.
• Die Zuordnungsliste ist selbst sensibel. Speichern Sie sie nicht in der KI und nicht ungeschützt. Solange es diese Liste gibt, gelten die ersetzten Daten nach der DSGVO in der Regel weiter als personenbezogen. Man spricht dann von Pseudonymisierung, nicht von Anonymisierung.
• Besondere Kategorien: Gesundheitsdaten und ähnlich Sensibles gehören nur mit klarer Rechtsgrundlage und nach Rücksprache mit Ihrer Datenschutzfachperson in ein KI-Werkzeug.
• Firmenzugang: Für alles, was echte Daten betrifft, sollten Sie einen Zugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nutzen. Das ersetzt das Schwärzen nicht, sondern ergänzt es.
• Prüfen durch einen Menschen: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die KI alles findet. Lesen Sie selbst nach.
• Kein Rechtsrat: Ob und wie Sie Daten verarbeiten dürfen, klärt Ihre Datenschutzfachperson.

Varianten

• Kürzere Fassung: Ersetzen Sie nur Namen und Nummern, wenn der Text sonst unkritisch ist.
• Vorlagen: Machen Sie aus dem Prompt eine feste Büro-Vorlage, damit alle gleich schwärzen.
• Stichprobe: Lassen Sie eine zweite Person den bereinigten Text gegenlesen, bevor er in die KI geht.