Fristen und Aufgaben aus Mails in den Kalender übernehmen

Wofür das gut ist

In langen Mails stecken oft mehrere Fristen und Aufgaben: “bis Freitag die Unterlagen”, “in zwei Wochen die Rückmeldung”, “am 24. um 18:30 Uhr der Termin”. Wer solche Mails nur überfliegt, übersieht schnell etwas. Eine KI kann den Text für Sie durchgehen und alles Zeitgebundene als übersichtliche Liste herausziehen. Sie prüfen die Liste und tragen die Einträge in Ihren Kalender ein.

Das hilft überall, wo viel Schriftverkehr läuft: in Hausverwaltungen, Kanzleien, Steuerbüros und Maklerbüros.

Was Sie brauchen

• Einen KI-Zugang mit Chatfenster, zum Beispiel Microsoft Copilot Chat, angemeldet mit Ihrem Arbeitskonto. Laut Microsoft zeigt ein grünes Schild oben im Chat an, dass der Unternehmensdatenschutz gilt.
• Die Mail oder den Mailverlauf als Text, den Sie kopieren können.
• Das Datum, an dem die Mail eingegangen ist. Das brauchen Sie, damit Angaben wie “bis Freitag” richtig in ein echtes Datum umgerechnet werden.
• Fünf Minuten zum Gegenlesen.

So geht es

1. Öffnen Sie die Mail und kopieren Sie den Text. Namen, Adressen und Aktenzeichen, die für die Aufgabe nicht nötig sind, können Sie vorher weglassen oder durch Platzhalter ersetzen.
2. Öffnen Sie das Chatfenster Ihres KI-Werkzeugs.
3. Kopieren Sie den Prompt unten hinein. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
4. Fügen Sie den Mailtext an der markierten Stelle ein und senden Sie ab.
5. Lesen Sie die Tabelle gegen die Original-Mail. Stimmt jedes Datum? Passt die Zuordnung, wer etwas tun soll?
6. Tragen Sie bestätigte Einträge in Ihren Kalender ein. Wenn Sie wollen, lassen Sie sich mit dem zweiten Prompt fertige Kalendertexte formulieren.

Der Prompt

Du bist meine Assistenz im Büro. Lies die folgende Mail und ziehe alle Fristen, Termine und Aufgaben heraus.

Wichtige Angaben:
- Die Mail ist am [TT.MM.JJJJ] bei mir eingegangen. Der Wochentag war [Wochentag].
- Meine Rolle: [z. B. Sachbearbeiterin in der Hausverwaltung]

Regeln:
1. Gib das Ergebnis als Tabelle mit den Spalten: Nr., Datum, Uhrzeit, Was ist zu tun oder was findet statt, Wer ist zuständig, Wörtliches Zitat aus der Mail, Sicherheit (sicher oder unklar).
2. Rechne relative Angaben wie "bis Freitag" oder "in zwei Wochen" mit dem Eingangsdatum der Mail in ein konkretes Datum um. Schreibe in die Spalte "Datum" das Ergebnis und in Klammern die ursprüngliche Angabe.
3. Erfinde nichts. Wenn Datum, Uhrzeit oder zuständige Person nicht in der Mail stehen, schreibe "nicht genannt".
4. Wenn eine Angabe mehrdeutig ist, setze "unklar" und erkläre in einem Satz, was unklar ist.
5. Sortiere nach Datum, die frühesten zuerst.
6. Nenne unter der Tabelle bis zu drei Rückfragen, die ich dem Absender stellen sollte, falls etwas offen ist.

Hier ist die Mail:
[Mailtext einfügen]

Für fertige Kalendertexte hängen Sie im selben Chat diesen zweiten Prompt an:

Formuliere für jeden Eintrag mit Status "sicher" einen Kalendereintrag mit: Betreff (höchstens 8 Wörter), Datum, Uhrzeit (falls genannt), Erinnerung [einen Tag vorher] und einer Notiz in einem Satz. Gib alles untereinander aus, damit ich es einzeln kopieren kann.

Ein Beispiel

Angenommen, diese erfundene Mail ging am 10.11.2026 (Dienstag) ein:

“Sehr geehrte Frau Muster, die Eigentümerversammlung findet am 24.11.2026 um 18:30 Uhr statt. Bitte melden Sie Ihre Tagesordnungspunkte bis Freitag. Die Heizkostenabrechnung senden wir Ihnen in zwei Wochen. Herr Beispiel prüft bis dahin noch die Zählerstände.”

Ein brauchbares Ergebnis enthält diese Zeilen (hier gekürzt, ohne die Spalte mit dem Zitat):

Nr.	Datum	Uhrzeit	Aufgabe	Zuständig	Sicherheit
1	13.11.2026 (bis Freitag)	nicht genannt	Tagesordnungspunkte melden	Frau Muster	sicher
2	24.11.2026 (in zwei Wochen)	nicht genannt	Heizkostenabrechnung wird versendet	Absender	sicher
3	24.11.2026	18:30 Uhr	Eigentümerversammlung	alle	sicher
4	vermutlich 24.11.2026 (bis dahin)	nicht genannt	Zählerstände prüfen	Herr Beispiel	unklar

Zeile 4 ist ein gutes Zeichen: “Bis dahin” ist nicht eindeutig. Die KI gibt das Datum deshalb nicht als sicher aus, sondern markiert es und erklärt, warum. Genau dafür sind die Regeln 3 und 4 im Prompt da.

Darauf sollten Sie achten

• Datenschutz: Geben Sie echte Mails mit Personendaten nur in einen Firmenzugang, für den ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Bei Microsoft Copilot Chat mit Arbeitskonto gilt laut Microsoft dessen Datenschutz-Zusatzvereinbarung, und Ihre Eingaben werden nicht zum Training der Modelle genutzt. Ohne einen solchen Vertrag entfernen oder ersetzen Sie Namen und Aktenzeichen vorher.
• Prüfen durch einen Menschen: Gleichen Sie jedes Datum mit der Original-Mail ab. Besonders bei Umrechnungen wie “in zwei Wochen” kann sich ein Fehler einschleichen.
• Fristen mit rechtlicher Wirkung: Bei gesetzlichen oder gerichtlichen Fristen ist die Liste nur eine Gedächtnisstütze. Die verbindliche Berechnung gehört zu Ihrer Fachperson oder Ihrer Fristenkontrolle.
• Grenzen: Bei sehr langen Mailverläufen kann etwas untergehen. Teilen Sie den Verlauf dann in Abschnitte.

Varianten

• Mehrere Mails auf einmal: Fügen Sie die Mails nacheinander ein, jeweils mit eigenem Eingangsdatum, und bitten Sie um eine gemeinsame Tabelle.
• Nur Aufgaben für eine Person: Ergänzen Sie “Zeige nur Einträge, die mich betreffen.”
• Wiedervorlage: Bitten Sie zusätzlich um einen Vorschlag, wann Sie nachfassen sollten, falls keine Antwort kommt.