Copilot einrichten: die wichtigsten Einstellungen

Wofür das gut ist

Wenn Sie Copilot zum ersten Mal öffnen, können Sie sofort losschreiben. Besser ist es, vorher fünf Entscheidungen zu treffen: Mit welchem Konto arbeiten Sie? Wie gehen Sie mit Verlauf und Datenschutz um? Was darf hinein, was nicht? Wie soll Copilot schreiben? Wer im Büro darf was?

Diese Anleitung führt Sie durch diese Entscheidungen und gibt Ihnen einen Prompt, mit dem Copilot Ihr Arbeitsprofil kennenlernt, ohne dass Sie persönliche Daten preisgeben.

Was Sie brauchen

• Einen Zugang zu Microsoft Copilot. Es gibt Zugänge mit privatem Microsoft-Konto und Zugänge mit einem Geschäfts- oder Schulkonto Ihrer Organisation. Welche Funktionen und Schutzmaßnahmen Ihr Zugang hat, steht in der Microsoft-Hilfe zu Ihrem Zugang und in den Vorgaben Ihrer IT.
• Wer bei Ihnen für IT oder Datenschutz zuständig ist (intern oder extern).
• Eine Viertelstunde Zeit.

Menüs und Bezeichnungen von Copilot ändern sich häufig. Deshalb beschreibt diese Anleitung die Entscheidungen, nicht die einzelnen Klicks. Wo Sie etwas einstellen, zeigt Ihnen die Hilfe von Microsoft in der jeweils aktuellen Fassung.

So geht es

1. Konto klären. Melden Sie sich für Büroarbeit nicht mit einem privaten Konto an, wenn Ihr Büro ein Geschäftskonto mit passenden Verträgen hat. Fragen Sie vorher Ihre IT oder Ihren Datenschutzbeauftragten, welches Konto für welche Aufgaben vorgesehen ist. Der Unterschied ist wichtig: Nutzt Ihr Büro Copilot mit dem Geschäftskonto der Organisation, gelten laut Microsoft der Datenschutzzusatz zum Vertrag (Data Protection Addendum) und die Produktbedingungen. Microsoft arbeitet dann als Auftragsverarbeiter, und Ihre Eingaben werden nicht zum Training der KI-Grundmodelle verwendet. Ausnahme: Suchanfragen ins Internet laufen über die Suchmaschine Bing, dafür gelten eigene Regeln.
2. Datenschutzeinstellungen ansehen. Bei einem privaten Microsoft-Konto können Sie laut Microsoft selbst festlegen, ob Ihre Gespräche zum Training der KI verwendet werden. Außerdem lässt sich die Personalisierung ausschalten, also das, was Copilot sich über Sie merkt. Öffnen Sie dazu die Einstellungen Ihres Copilot-Zugangs und suchen Sie den Bereich zu Datenschutz. Entscheiden Sie dort bewusst. Bei einem Geschäftskonto gelten zusätzlich die Vorgaben, die Ihre IT festgelegt hat. Im Zweifel wählen Sie die zurückhaltende Variante.
3. Verlauf aufräumen. Laut Microsoft können Sie einzelne Gespräche oder den ganzen Verlauf jederzeit löschen. Tun Sie das bei Gesprächen, die Sie nicht mehr brauchen. Legen Sie als Regel fest, dass keine echten Kundendaten in Gesprächen stehen.
4. Regeln fürs Büro festlegen. Schreiben Sie auf einen Zettel oder in eine Datei: Was darf in Copilot eingegeben werden (zum Beispiel allgemeine Texte, Entwürfe ohne Namen), und was nicht (Kontodaten, Gesundheitsdaten, Daten von Kunden ohne Vertrag).
5. Arbeitsprofil erstellen. Nutzen Sie den Prompt unten. Er sorgt dafür, dass Copilot freundlich, verständlich und im Ton Ihres Büros schreibt.
6. Ergebnis prüfen. Testen Sie mit einer kleinen Aufgabe, zum Beispiel einer harmlosen Mail, und lesen Sie das Ergebnis kritisch.

Der Prompt

Wir richten gemeinsam dein Arbeitsprofil für unser Büro ein. Stelle mir erst Fragen, dann fasse alles zusammen.

Rahmen:
- Branche: [zum Beispiel Steuerbüro]
- Größe: [zum Beispiel acht Personen]
- Wer liest unsere Texte: [zum Beispiel Mandanten, die keine Fachleute sind]
- Anrede: [Sie oder Du]
- Ton: [zum Beispiel freundlich, sachlich, kurz]

Gehe so vor:
1. Stelle mir höchstens fünf Fragen, die du für ein gutes Arbeitsprofil brauchst. Frage nicht nach Namen, Adressen, Kontodaten oder anderen persönlichen Daten.
2. Warte auf meine Antworten.
3. Schreibe danach ein Arbeitsprofil in höchstens zehn Zeilen, das ich bei künftigen Aufgaben vorne einfügen kann. Es soll Ton, Anrede, Satzlänge und Dinge enthalten, die du immer beachten sollst, zum Beispiel: "Erfinde keine Zahlen. Kennzeichne Unsicheres. Schreibe Platzhalter in eckige Klammern."
4. Schreibe zum Schluss drei Aufgaben auf, bei denen du mir im Büro am meisten helfen kannst, ohne dass vertrauliche Daten eingegeben werden müssen.

Ein Beispiel

Angenommen, die erfundene “Kanzlei Muster” mit acht Personen nutzt den Prompt. Copilot fragt zum Beispiel, ob lieber kurze Antworten mit Stichpunkten oder ganze Absätze gewünscht sind und wie förmlich Mails sein sollen. Danach entsteht ein Arbeitsprofil wie:

“Schreibe in der Sie-Form, freundlich und sachlich. Maximal 15 Wörter pro Satz. Keine Fremdwörter ohne Erklärung. Erfinde keine Zahlen oder Namen, nutze Platzhalter in eckigen Klammern. Weise auf Unsicherheiten hin.”

Dieses Profil kopieren Sie künftig an den Anfang Ihrer Aufträge oder hinterlegen es in den Einstellungen, falls Ihr Zugang dafür einen Bereich anbietet.

Darauf sollten Sie achten

Datenschutz. Geben Sie keine echten Kundendaten in private oder ungeklärte Zugänge ein. Für Geschäftsdaten brauchen Sie einen Zugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, oder Sie entfernen die Daten vorher. Klären Sie das mit Ihrer IT oder Ihrer Datenschutzbeauftragten.

Ein Mensch prüft. Jedes Ergebnis wird von einer Person gelesen und geprüft, bevor es verschickt wird oder Wirkung entfaltet.

Grenzen. Copilot kann Fehler machen und Dinge erfinden. Auch Funktionen und Menüs unterscheiden sich je nach Zugang und Version. Wenn Sie etwas nicht finden, prüfen Sie die aktuelle Hilfe von Microsoft oder fragen Ihre IT.

Kein Rechtsrat. Fragen zu Datenschutz, Verträgen oder Haftung gehören zu einer Fachperson für Recht oder Datenschutz.

Varianten

• Für das ganze Team: Lassen Sie ein gemeinsames Arbeitsprofil erstellen und legen Sie es in einer Datei ab, die alle nutzen.
• Nur Mails: Ändern Sie die Aufgabe im Prompt auf “ein Arbeitsprofil speziell für Mails an Kundinnen und Kunden”.
• Einführung im Team: Bitten Sie Copilot: “Schreibe eine Checkliste mit acht Punkten für die erste Woche mit Copilot im Büro.”