Postfach aufräumen: Mails sortieren, Verläufe zusammenfassen, Zusagen finden

Wofür das gut ist

Montagmorgen, 60 neue Mails. Dazu ein Verlauf mit 25 Antworten, in dem niemand mehr weiß, was eigentlich beschlossen wurde. Genau hier hilft ein KI-Assistent wie Microsoft Copilot. Er liest mit, ordnet und fasst zusammen. Entscheiden und antworten müssen weiterhin Sie.

Diese Anleitung zeigt drei Handgriffe:

1. Mails nach Dringlichkeit sortieren.
2. Einen langen Mailverlauf auf das Wesentliche kürzen.
3. Zusagen und offene Aufgaben aus Mails herausziehen.

Was Sie brauchen

• Einen Zugang zu Microsoft Copilot. Am besten den Firmenzugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Ihr IT-Dienstleister weiß, ob es ihn gibt).
• Die Mails, die Sie bearbeiten wollen. Je nach Ausstattung Ihres Zugangs kann Copilot direkt auf Ihr Postfach zugreifen. Wenn nicht, kopieren Sie den Mailtext einfach in das Eingabefeld.
• Für einzelne Verläufe gibt es in Outlook mit Copilot oben im Mailverlauf eine Schaltfläche, mit der Copilot den Verlauf zusammenfasst (laut Microsoft in Outlook für Microsoft 365, im neuen Outlook für Windows, in Outlook im Web und in den Apps; am Mac nur in der neuesten Version). Die Prompts unten geben Ihnen mehr Kontrolle darüber, wie das Ergebnis gegliedert ist.
• Zehn bis fünfzehn Minuten Ruhe für die erste Runde.

Wichtig: In einem privaten oder kostenlosen Zugang gehören keine echten Kundendaten. Entfernen Sie dort vorher Namen, Adressen und Vertragsnummern.

So geht es

1. Öffnen Sie Copilot und starten Sie ein neues Gespräch. So vermischen sich die Mails nicht mit älteren Themen.
2. Wählen Sie die Mails aus, um die es geht. Lieber zehn Mails gezielt als das ganze Postfach auf einmal.
3. Kopieren Sie den passenden Prompt aus dem nächsten Abschnitt und ersetzen Sie die Teile in eckigen Klammern.
4. Fügen Sie darunter den Mailtext ein, falls Copilot nicht selbst auf das Postfach zugreift.
5. Lesen Sie das Ergebnis und prüfen Sie es gegen die Original-Mails. Besonders Fristen, Beträge und Namen.
6. Haken Sie Punkte erst ab, wenn Sie sie selbst bestätigt haben.

Der Prompt

1. Mails sortieren

Du hilfst mir, mein Postfach zu ordnen. Ich arbeite in [Branche, z. B. einer Hausverwaltung]. Unten füge ich [Anzahl] Mails ein. Falls du direkt auf mein Postfach zugreifen kannst und unten nichts steht, nimm die ungelesenen Mails seit [Datum]. Sortiere sie in drei Gruppen: "Heute erledigen", "Diese Woche" und "Nur zur Kenntnis". Gib für jede Mail eine Zeile aus: Absender, Betreff, Grund der Einstufung in einem Satz. Wenn eine Mail eine Frist nennt, schreibe die Frist dazu. Wenn du unsicher bist, setze die Mail in "Heute erledigen" und sage, warum. Erfinde nichts, was nicht in der Mail steht.

[Mails hier einfügen]

2. Verlauf zusammenfassen

Fasse den folgenden Mailverlauf zusammen. Gliedere so: 1. Worum geht es (zwei Sätze). 2. Was wurde entschieden. 3. Was ist noch offen. 4. Wer ist als Nächstes dran, mit Namen. Nenne Daten und Beträge genau so, wie sie in den Mails stehen. Wenn sich zwei Mails widersprechen, weise darauf hin und zitiere beide Stellen. Wenn etwas nicht eindeutig ist, schreibe "unklar" statt zu raten.

[Verlauf hier einfügen]

3. Zusagen finden

Suche in den folgenden Mails nach Zusagen, Versprechen und vereinbarten Terminen, die [ich / unser Büro] gegeben [habe / hat]. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Was wurde zugesagt, an wen, bis wann, in welcher Mail (Datum und Betreff). Nimm nur auf, was ausdrücklich geschrieben steht. Formulierungen wie "ich schaue mal" zählen als "unverbindlich" und kommen in eine eigene Liste darunter.

[Mails hier einfügen]

Ein Beispiel

Erfundenes Material für den zweiten Prompt:

Mail 1, Max Muster: “Die Heizung im Haus Lindenweg 5 fällt wieder aus. Bitte Techniker schicken.” Mail 2, Erika Beispiel: “Techniker kann am 12. oder 14. kommen. Welcher Tag passt?” Mail 3, Max Muster: “Der 14. passt. Kosten bitte vorher nennen.”

Ein brauchbares Ergebnis lautet: Es geht um einen Heizungsausfall im Lindenweg 5. Entschieden ist der Termin am 14. Offen ist die Kostenangabe vorab. Als Nächste ist Erika Beispiel dran. Fehlt eine dieser Angaben, schärfen Sie nach: “Du hast die Kosten nicht erwähnt, steht dazu etwas im Verlauf?”

Darauf sollten Sie achten

• Datenschutz: Nur im Firmenzugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit echten Kundenmails arbeiten. Sonst Namen und Nummern vorher entfernen.
• Menschliche Prüfung: Die Zusammenfassung ersetzt das Lesen nicht. Fristen und Beträge immer im Original gegenprüfen.
• Grenzen: Bei sehr langen Verläufen kann Wichtiges untergehen. Teilen Sie sie in zwei Hälften und fragen Sie nach dem Schluss: “Was habe ich vielleicht übersehen?”
• Keine Rechtsberatung: Geht es um Kündigungen, Fristen mit rechtlicher Wirkung oder Streit, fragen Sie eine Fachperson.
• Nichts versenden lassen: Antworten schreiben Sie selbst oder lesen sie vor dem Absenden Wort für Wort.

Varianten

• Antwortentwurf: “Schreibe auf Basis der Zusammenfassung einen höflichen Antwortentwurf an [Name]. Ton: sachlich und freundlich. Höchstens 120 Wörter.”
• Wochenrückblick: Lassen Sie am Freitag alle Zusagen der Woche in einer Liste prüfen: “Was davon ist noch nicht erledigt?”