Wer in ChatGPT-Chats mitlesen kann und was Sie prüfen sollten

Wofür das gut ist

Viele im Büro nutzen ChatGPT längst, oft privat und ohne Absprache. Dabei landen schnell Namen, Beträge oder Vertragsdetails im Eingabefeld. Die Frage “Wer kann das eigentlich lesen?” ist berechtigt. Grundsätzlich kommen drei Gruppen in Betracht: Menschen, die Zugriff auf das Konto oder das Gerät haben. Menschen, denen jemand einen Chat als Link weitergegeben hat. Und der Anbieter selbst, in dem Umfang, den seine Datenschutzhinweise und Ihre Einstellungen zulassen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie in 15 Minuten selbst nachsehen, welche Einstellungen Ihr Zugang hat und welche Regeln Sie im Team festlegen sollten.

Menüs und Optionen ändern sich und unterscheiden sich je nach Zugangsart. Deshalb nennt diese Anleitung keine Klickpfade. Verlässlich ist die Hilfe des Anbieters selbst, darauf verweisen die Schritte unten.

Was Sie brauchen

• Ihren ChatGPT-Zugang und das Recht, dort Einstellungen zu ändern.
• Wissen, welche Art Zugang es ist: privat, Teamzugang oder Firmenvertrag. Das entscheidet, was mit Eingaben geschehen darf.
• Die Datenschutzhinweise und die Hilfeseiten des Anbieters. Sie sind der Maßstab.
• Eine Person im Büro, die Datenschutz verantwortet, oder Ihren externen Datenschutzbeauftragten.

So geht es

1. Zugangsart klären. Fragen Sie: Wer hat den Zugang bezahlt, auf wen läuft er, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Private Zugänge sind für Kundendaten tabu.
2. Einstellungen öffnen. Suchen Sie in den Einstellungen nach den Bereichen zu Datenschutz oder Datenkontrolle. Die Bezeichnungen können abweichen.
3. Drei Fragen prüfen. Werden Eingaben zum Verbessern der Modelle verwendet, und lässt sich das abstellen? Werden Chats gespeichert, und wie lange? Gibt es freigegebene Chats oder Links, die andere öffnen können? Rechnen Sie bei einem geteilten Link damit, dass jeder ihn öffnen kann, der ihn erhält, und löschen Sie Links, die nicht mehr gebraucht werden.
4. Hilfeseite des Anbieters lesen. Gehen Sie von den Einstellungen aus zur Hilfe und lesen Sie nach, was dort zu Speicherung und Freigabe steht. Notieren Sie die Quelle.
5. Ergebnis festhalten. Eine halbe Seite genügt: Zugang, Einstellung, Datum der Prüfung.
6. Teamregel schreiben. Siehe auch unsere Anleitung zur KI-Richtlinie fürs Büro.

Der Prompt

Der folgende Prompt macht aus Ihren Notizen eine Checkliste für das Team. Er braucht keine echten Daten.

Ich arbeite in einem Büro mit [Anzahl] Mitarbeitenden ([Branche, z. B. Versicherungsmakler]). Wir nutzen ChatGPT mit einem [privaten Zugang / Teamzugang / Firmenzugang]. Erstelle mir eine einseitige Prüfliste, mit der jede Person ihren Zugang auf Datenschutz kontrollieren kann. Verwende einfache Sprache und Kontrollkästchen. Gliedere in: 1. Welche Einstellungen zu Datenschutz und Datenkontrolle ich suchen soll. 2. Was ich zu Chatverlauf und Speicherung herausfinden soll. 3. Woran ich erkenne, ob Chats mit anderen geteilt sind. 4. Welche Informationen nie ins Eingabefeld gehören. 5. Wen ich fragen soll, wenn ich unsicher bin. Behaupte nicht, wie die Menüs genau heißen oder wo sie liegen. Schreibe stattdessen "suche in den Einstellungen nach ..." und weise bei jedem Punkt darauf hin, dass ich in der offiziellen Hilfe des Anbieters nachlesen soll.

Und für die Eingabe-Regeln:

Formuliere für [Büroname] eine kurze Liste "Das gehört nicht ins KI-Eingabefeld". Mindestens zehn Punkte, in einfacher Sprache, passend zu [Branche]. Ordne sie in: Personendaten, Geschäftsdaten, Zugangsdaten. Erfinde keine Gesetze und keine Paragrafen. Wenn ein Punkt rechtlich unklar ist, schreibe "mit Datenschutzbeauftragtem klären".

Ein Beispiel

Erfundenes Büro: Muster & Beispiel Hausverwaltung, 12 Personen, ein privater Zugang, den zwei Kolleginnen nutzen. Die Checkliste zeigt: Der Zugang läuft privat, es gibt keinen Vertrag. Maßnahme: Kein Mietername, keine Kontonummer im Eingabefeld. Einen Firmenzugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung einrichten lassen. Bis dahin nur allgemeine Texte wie Mustervorlagen erstellen.

Darauf sollten Sie achten

• Datenschutz: Die wichtigste Regel: keine echten Personen- oder Kundendaten in private Zugänge. Auch in Firmenzugängen nur, wenn der Vertrag zur Auftragsverarbeitung steht.
• Menschliche Prüfung: Diese Anleitung ersetzt kein Gespräch mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Der Prompt liefert eine Arbeitsgrundlage, keine Freigabe.
• Grenzen: Einstellungen können sich ändern. Wiederholen Sie die Prüfung etwa alle drei Monate.
• Kein Rechtsrat: Ob Sie nach DSGVO rechtssicher arbeiten, beurteilt eine Fachperson.
• Gemeinsame Zugänge: Wer sich ein Konto teilt, sieht möglicherweise auch die Chats der anderen.

Varianten

• Schulungsfolie: “Erstelle aus der Prüfliste drei Sätze für das nächste Team-Meeting.”
• Zugangs-Inventur: “Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Werkzeug, Zugangsart, wer nutzt es, Vertrag vorhanden (ja/nein), zuletzt geprüft.”