// Branchenfokus · Hausverwaltungen
KI-Helfer für die Verwalterpraxis: WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung, DSGVO-konform, in 6 bis 12 Wochen produktiv, ohne dass Sie Domus, Karthago oder PowerHaus austauschen müssen. Sitz Gelsenkirchen, vor Ort im Ruhrgebiet.
Kostenlos · 30 Minuten · Ohne Verpflichtung
Der Vorschlag
Wie ein KI-Helfer in sechs bis zwölf Wochen mitläuft, ohne neue Software und ohne Wechsel Ihrer Verwaltung. Wie viel Zeit dabei frei wird, hängt an Ihrem Aufkommen und wird vorher gemessen.
01 · Der Alltag
Achtzig E-Mails am Tag. Anfragen von Eigentümern, Termine mit Handwerkern, offene Mahnungen. Und die Beschlusssammlung der letzten Versammlung liegt seit drei Wochen auf Ihrem Tisch.
02 · Der Vorschlag
Keine neue Software. Sie behalten Ihr Verwaltungsprogramm. Daneben baue ich einen KI-Helfer für Sie. In sechs bis zwölf Wochen läuft er mit. Sie bekommen sechs bis acht Stunden pro Woche und Mitarbeitendem zurück, Beschlusssammlungen am Folgetag im Postfach.
03 · Die Absicherung
Vor dem Pilot legen wir zwei Kennzahlen fest. Sind die nach vier Wochen nicht messbar besser, brechen wir ab. Ohne weitere Kosten.
04 · Datenschutz
Alle Daten bleiben in der Europäischen Union. Der Helfer schreibt Entwürfe, Sie prüfen und unterschreiben. Ihre Mitarbeiter bekommen eine schriftliche Einweisung.
05 · Der erste Schritt
Einen Tag bei Ihnen vor Ort. Ich finde die drei Stellen, wo KI am meisten bringt. Dann entscheiden Sie.
// Keine neue Software · Daten bleiben in der EU
// Was wir lösen
01
Pro 100 verwalteten Einheiten kommen 12 bis 18 fachliche E-Mails täglich an, bei 500 Einheiten zwischen 60 und 90, bei 1.000 Einheiten zwischen 120 und 180. Triage, Eigentümer-Standardanfragen und Handwerker-Koordination fressen die ersten 90 Minuten des Tages. Wichtige Anliegen rutschen unter Werbe-Newslettern durch.
02
Die Beschluss-Sammlung ist gerichtsfest und fortlaufend zu führen. In der Praxis hängt sie nach jeder Versammlungsrunde zwei bis drei Wochen hinterher, und wird dann am Wochenende rekonstruiert. Eine vollständige Sammlung ist gleichzeitig haftungsrelevant und Beirats-sichtbar.
03
Februar bis Mai durchgehender Stress, weil Heizkostenverteiler später kommen als die Eigentümer-Geduld. Jede Abrechnung muss auf 17 BetrKV-Kostenarten geprüft werden, Verteilerschlüssel-Konsistenz zum Vorjahr nachweisen, Plausibilität bei Sonderkosten halten.
04
Der Markt für ausgebildete Verwalter ist leergefegt. Eine Kündigung bedeutet vier Monate Suche und Wechselkosten in Höhe eines halben bis ganzen Jahresgehalts der Position. Gleichzeitig fragt der Beirat der größten WEG seit zwei Jahresversammlungen nach Digitalisierung, ohne vorzeigbare Antwort wird die Verwaltung verglichen.
05
Domus, Outlook, Excel und Casavi sprechen nicht miteinander. Eigentümerwechsel werden in vier Systemen einzeln eingepflegt, die Fehlerquote unter Zeitdruck steigt. Eine neue Hauptsoftware einzuführen ist kein realistisches Projekt, eine seitliche Ergänzung schon.
// Anwendungsfelder
Jeder Use Case läuft eigenständig, lässt sich einzeln messen und ergänzt Ihre bestehende Verwaltungssoftware seitlich, kein Migrationsprojekt, kein Lock-in.
Use Case 01
Ein Agent klassifiziert eingehende Nachrichten nach Zuständigkeit (WEG-Buchhaltung, Mietverwaltung, Handwerker), priorisiert nach Dringlichkeit und beantwortet Standardanfragen mit Bezug auf den jeweiligen Vorgang.
Erwartetes Ergebnis
Ziel ist es, mehrere Stunden je Woche im Team frei zu bekommen. Wie viele es sind, hängt an Ihrem Nachrichten-Volumen und wird vorher gemessen.
Use Case 02
Der Agent extrahiert TOPs aus Versammlungs-Protokollen, strukturiert sie als Beschluss-Items mit Datum, Wortlaut, Mehrheit, Vollzugshinweis und legt einen Entwurf für die fortlaufende Sammlung an. Verantwortung und Signatur bleiben beim Verwalter.
Erwartetes Ergebnis
Ziel ist ein Entwurf am Folgetag statt wochenlangem Verzug, prüf- und signierbar.
Use Case 03
Vor dem Versand prüft der Agent die Abrechnung auf 17 BetrKV-Kostenarten, Verteilerschlüssel-Konsistenz zum Vorjahr und auffällige Abweichungen, als Vorstufe zur menschlichen Freigabe.
Erwartetes Ergebnis
Ziel ist die Nebenkosten-Saison ohne Wochenendarbeit und mit weniger Rückfragen der Eigentümer.
Use Case 04
Aus Bestands- und Neuverträgen werden Fristen, Indexklauseln, Kündigungsoptionen, Renovierungsvereinbarungen extrahiert und als strukturierte Tabelle bereitgestellt, abgleichbar mit Ihrer Domus- oder Karthago-Datenbank.
Erwartetes Ergebnis
Ziel ist, dass keine Indexmiet-Anpassung mehr übersehen wird und Sonderkündigungsrechte rechtzeitig sichtbar sind.
Use Case 05
Der Agent erkennt offene Forderungen, formuliert Mahnstufe-1-Schreiben mit Belegnachweis und bereitet Kündigungserklärungen als Entwurf vor. Die finale Kündigungserklärung wird anwaltlich oder verwalterisch geprüft und freigegeben.
Erwartetes Ergebnis
Ziel sind kürzere Forderungslaufzeiten. Die juristische Sorgfalt bleibt beim Menschen.
// Wie wir vorgehen
Keine Strategiereise und kein Workshop-Marathon. Sieben Schritte mit klarem Ergebnis pro Schritt, jederzeit ausstiegssicher.
Schritt 01
Ein Tag in Ihrem Büro mit Ihnen und den Schlüsselfunktionen. Wir gehen Ihre Abläufe durch, identifizieren die drei bis fünf Use Cases mit dem höchsten ROI und entscheiden gemeinsam, wo der Pilot startet.
Schritt 02
Wir definieren KPIs (gesparte Stunden, Trefferquote, Eigentümer-Reaktionszeit), Baseline-Messung und einen Test-Datensatz, an dem der Agent erstmals arbeitet, ohne dass produktive Daten betroffen sind.
Schritt 03
Wir wählen das Sprachmodell (typischerweise Claude über AWS Bedrock in einer EU-Region), schließen den Auftragsverarbeitungs-Vertrag, dokumentieren Trainings-Opt-out und legen Logging und Löschfristen fest.
Schritt 04
Der Agent geht früh in einen sicheren Schatten-Betrieb mit historischen WEG-Daten. Jede Woche kurzes Standup, alle vier Wochen formale Zwischen-Bewertung gegen die Baseline. Die Pilot-Garantie greift, wenn nach vier Wochen weder die E-Mail-Triage-Zeit noch der Beschluss-Sammlungs-Verzug messbar gefallen ist.
Schritt 05
Seit 2. Februar 2025 sind Betreiber verpflichtet, KI-Kompetenz im Team aufzubauen. Ich schule an dem, was bei Ihnen tatsächlich läuft, und dokumentiere Themen und Stunden je Person. Was Sie damit belegen können, hängt daran, wer geschult wurde und welche Werkzeuge Sie einsetzen, das kann Ihnen niemand von außen unterschreiben.
Schritt 06
Nach acht Wochen liegen Zahlen auf dem Tisch: gesparte Stunden je Mitarbeitenden, Fehlerquote, Rückfragen der Eigentümer. Gemessen wird, was vor dem Start festgelegt wurde, damit Sie im Beirat etwas vorlegen können und nicht nur einen Eindruck schildern müssen.
Schritt 07
Nach zwölf Wochen entscheiden Sie. Rollout auf weitere Use Cases (z. B. Eigentümerwechsel-Pflege, Mahn-Workflows, Hausgeld-Anpassungen), Übergabe an Ihre interne IT, oder sauberer Ausstieg, ohne Folgekosten, ohne Lock-in.
// Rechenbeispiel
Kein Kundenfall
Hier steht kein anonymisierter Kundenfall. Ich habe keinen zu erzählen, und einen zu erfinden kommt nicht in Frage. Stattdessen sehen Sie die Rechnung, mit der ich vor einem Pilot arbeite, mit allen Annahmen offen. Tauschen Sie jede Zahl gegen Ihre eigene, dann wissen Sie, ob sich die Sache für Sie trägt.
Angenommene Ausgangslage
Was ich baue
Die Rechnung dazu
Zwei Kennzahlen legen wir vor dem Start gemeinsam fest und messen sie vorher. Werden sie nach vier Wochen nicht besser, ist Schluss, ohne weitere Kosten. Dieses Versprechen ersetzt jede Erfolgsgeschichte, die ich Ihnen hier erzählen könnte.
// Rechtlicher Rahmen
KI-Einsatz in der Hausverwaltung ist erlaubt, aber gebunden. Hier sind die Vorschriften, die wir bei jeder Architektur-Entscheidung mitprüfen.
// Häufige Fragen
Die KI erstellt einen Entwurf, sie strukturiert TOPs als Beschluss-Items mit fortlaufender Nummerierung, Wortlaut, Datum, Mehrheit und Vollzugshinweis. Die rechtliche Verantwortung und die Signatur bleiben beim Verwalter. In der Praxis liegt der Entwurf am Folgetag im Postfach. Verwalter prüft, ergänzt Vollzugshinweise und signiert; je nach Versammlungs-Komplexität 15 bis 60 Minuten.
Immer ein Festpreis, und er steht fest, bevor etwas beginnt: kein Tagessatz, keine Nachforderung. Was Ihr Fall kostet, hängt an der Zahl der Anwendungsfälle und an Ihren Daten, deshalb nenne ich die Zahl erst, wenn ich Ihren Fall kenne. Gerechnet wird über 6 bis 12 Wochen. Eingeschlossen sind der Readiness-Check, die Architektur, der Auftragsverarbeitungsvertrag, das EU-Hosting, die Mitarbeiterschulung nach Artikel 4 und das Berichtswesen zum Piloten. Danach bleiben die laufenden Kosten des Sprachmodells, in dieser Größenordnung 50 bis 300 Euro im Monat, das zahlen Sie an den Anbieter und nicht an mich.
Nur Modelle mit EU-Hosting (AWS Bedrock in einer EU-Region oder Google Vertex AI in einer EU-Region, bei Anthropic direkt gibt es keine EU-Region), schriftlichem Auftragsverarbeitungs-Vertrag, dokumentiertem Trainings-Opt-out und technisch-organisatorischen Maßnahmen nach DSGVO Art. 32. ChatGPT-Free auf Privat-Account ist nicht zulässig. Microsoft 365 Copilot bleibt im Tenant, auch zulässig, aber AVV-Klauseln zur Eigentümer-Datenverarbeitung sind separat zu prüfen.
Ja. Der Agent prüft die 17 BetrKV-Kostenarten auf Konsistenz, vergleicht Verteilerschlüssel mit dem Vorjahr und markiert auffällige Abweichungen. Das Ergebnis ist eine Liste an Auffälligkeiten zur menschlichen Entscheidung, kein Auto-Versand.
Über E-Mail- und Datei-Schnittstellen sowie definierte Übergabe-Ordner. Die KI ergänzt Ihre bestehende Verwaltungssoftware seitlich, sie ersetzt sie nicht. Bei Domus 4000 nutzen wir typischerweise das Outlook-Add-In und einen geteilten Sharepoint. Bei Karthago läuft die Anbindung über CSV-Export und gemeinsames Laufwerk. Kein Migrationsprojekt nötig.
Ja, gerade dort. Bei kleineren Verwaltungen fällt pro Mitarbeitenden anteilig mehr Routine an. Ein Pilot auf nur einen Anwendungsfall, meist die E-Mail-Vorsortierung, zielt genau darauf. Wie viele Stunden dabei herauskommen, hängt an Ihrem Aufkommen und wird vorher gemessen. Bei größeren Häusern wird der Hebel breiter, der Aufwand pro Einheit aber meist nicht höher.
KI kann transkribieren, TOPs strukturieren, Beschluss-Entwürfe formulieren und Anwesenheits-/MEA-Listen abgleichen. Sie ersetzt nicht die juristische Prüfung der Beschlussfähigkeit, nicht die Mehrheitsberechnung bei umstrittenen Mehrheiten und nicht die Verwalter-Verantwortung für die Niederschrift. KI ist Vorstufe, der Mensch ist Endinstanz.
KI übernimmt Erinnerungen, Mahnstufe-1-Schreiben mit Belegnachweis und Fristen-Logik. Kündigungserklärungen werden als Entwurf vorbereitet und juristisch oder verwalterisch finalisiert, nie automatisch versendet. Die Eskalation ab Mahnstufe 2 ist immer eine menschliche Entscheidung.
6 bis 12 Wochen. Vorzubereiten sind drei Dinge: ein klar abgegrenzter Use Case (gemeinsam im Readiness-Check definiert), ein Test-Postfach oder Test-Datensatz, und etwa zwei Stunden pro Woche Zeit für Feedback-Schleifen Ihrerseits. Mehr nicht. Kein Software-Roll-out, kein Workshop-Marathon.
Bei Enterprise-Verträgen mit AVV, EU-Hosting und Trainings-Opt-out fließen Ihre Daten nicht in das Modell zurück und werden nach definierten Löschfristen entfernt. Privat-Accounts (ChatGPT-Free, Claude-Free) sind für WEG-Daten nicht zulässig. Bei besonders sensiblen Mandaten existieren hybride und on-premise-Varianten, wir prüfen das im Readiness-Check.
// Vor Ort
Mein Sitz ist Gelsenkirchen, vor Ort bin ich regelmäßig in Essen, Düsseldorf, Bochum und Dortmund. Pilot-Beratung läuft hybrid: Readiness-Check und Beirats-Termine vor Ort, technische Iterationen remote.
Hoher Mietwohnungs-Anteil, WEG-Verwaltungen mit 200 bis 1.500 Einheiten als Standard. Beschluss-Sammlung und E-Mail-Triage sind die ersten Use Cases.
Mehr zu EssenAnspruchsvoller Markt, viele Eigentümer-Beiräte mit Digitalisierungs-Erwartung. Methodik-zentrierte Pilot-Stories konvertieren hier besser als Pain-Klage.
Mehr zu DüsseldorfStabiler WEG-Markt, klassisch 50 bis 800 Einheiten pro Verwaltung. Pragmatische Inhaber-Mentalität, schnelle Pilot-Entscheidungen.
Mehr zu BochumWachstum rund um Phoenix-See, weiterhin starke Mietwohnungs-Tradition. Mietvertrags-Analyse und Nebenkosten-Vorprüfung als Standard-Einstiege.
Mehr zu DortmundZum Nachlesen
Was Geschäftsführer zu DSGVO und Claude wissen müssen, inklusive der Stellen, an denen auch Claude an Grenzen stößt. Ehrlich, ohne Jura-Studium.
Lesen 19. August 2026 · 8 MinDie Lizenz ist der kleinste Posten. Wo die Kosten bei einer KI-Einführung tatsächlich entstehen, welche vier Blöcke Sie einplanen müssen und woran Sie eine unseriöse Kalkulation erkennen.
Lesen 24. April 2026 · 7 MinJeder Mitarbeiter hat ChatGPT, trotzdem ist die Verwaltungslast unverändert. Der Unterschied zwischen Chatbot und Agent, und warum er den ROI ausmacht.
Lesen// Drei Wege von hier
Der übliche Weg geht in Stufen: erst die schriftliche Regelung, dann der Nachweis, dann ein Vorgang, der tatsächlich läuft. Nehmen Sie die Stufe, auf der Sie stehen.
Stufe 1
Die KI-Richtlinie als Vorlage zum Ausfüllen, sieben Seiten. Kostet nichts, kommt als PDF per E-Mail, kein Verteiler.
Vorlage holenStufe 2
KI-Kompetenz für Büros: acht Module im Selbststudium, zwanzig Vorlagen, Nachweis je Person. Ohne Termin, ohne Reisekosten, ab 99 Euro je Person im Haus.
Kurs ansehenStufe 3 und 4
Halbe Stunde, in der wir Ihren Fall ansehen: welcher Vorgang in Ihrem Haus am meisten Zeit kostet und ob sich daraus ein Pilot lohnt.
Halbe Stunde vereinbarenAlle vier Stufen im Überblick: von der Orientierung bis zum Piloten .
