Was KI im Mittelstand wirklich kostet

„Was kostet das?” ist die zweite Frage in jedem Erstgespräch. Die erste ist meistens „Funktioniert das überhaupt?”.

Die ehrliche Antwort auf die Kostenfrage lautet: Die Lizenz ist der kleinste Posten. Wer bei 20 Euro pro Nutzer und Monat anfängt zu rechnen, rechnet an der Sache vorbei. Nicht weil es teurer wird, sondern weil das Geld an ganz anderer Stelle liegt.

Dieser Text zerlegt die Kosten in vier Blöcke. Am Ende wissen Sie, welche Fragen Sie einem Anbieter stellen müssen, und woran Sie eine Kalkulation erkennen, die nicht aufgehen kann.

Block 1: Die Lizenz. Berechenbar und überschätzt.

Der Zugang zu einem Sprachmodell kostet Geld, entweder pro Nutzer und Monat oder nach Verbrauch. Bei Verbrauchsabrechnung zahlen Sie pro verarbeiteter Texteinheit, im Fachjargon Token.

Das ist der Posten, den jeder zuerst sieht, weil er auf einer Preisseite steht. Es ist auch der Posten, der sich am leichtesten hochrechnen lässt: Nutzerzahl mal Monatspreis, fertig.

Nur ist das selten der Kostentreiber. Ein Büro mit 40 Mitarbeitenden, von denen 12 wirklich täglich mit dem System arbeiten, bewegt sich hier in einer Größenordnung, die neben den Telefonkosten steht. Nicht neben der Miete.

Zwei Dinge machen den Posten unberechenbar, und beide sollten Sie vorher klären:

Verbrauch skaliert mit der Textmenge, nicht mit der Nutzerzahl. Ein Agent, der jeden eingehenden Schriftsatz vollständig liest, verbraucht ein Vielfaches dessen, was ein Mitarbeiter mit ein paar Chatfragen erzeugt. Wenn ein Anbieter Ihnen einen Verbrauchspreis nennt, ohne nach Ihrem Dokumentenaufkommen zu fragen, hat er geraten.

Test und Betrieb sind zwei verschiedene Zahlen. In der Pilotphase laufen Dinge mehrfach, weil justiert wird. Planen Sie für die Testphase großzügiger als für den Regelbetrieb, und lassen Sie sich beide Zahlen getrennt nennen.

Block 2: Die Anbindung. Hier liegt das Geld.

Ein Sprachmodell, das nichts über Ihr Unternehmen weiß, ist ein besserer Textbaustein. Nützlich wird es erst, wenn es an Ihre Daten kommt: an die Mietverträge, die Mandantenakte, den Schriftverkehr, das Dokumentenmanagement.

Genau hier entsteht der Aufwand, und genau hier gehen Kalkulationen schief.

Der Grund ist unspektakulär: Kein Mittelständler hat seine Daten so liegen, wie eine Maschine sie braucht. Da sind gescannte PDFs ohne Textebene. Da sind Ordnerstrukturen, die drei Generationen von Sachbearbeitern überlebt haben. Da ist die Excel-Liste, die eigentlich eine Datenbank sein müsste. Da ist die Software von 2009, die keine Schnittstelle hat, sondern nur einen Exportknopf.

Nichts davon ist ein Problem. Alles davon ist Arbeit.

Wenn Sie eine Zahl für diesen Block hören wollen, muss vorher jemand in Ihre Systeme geschaut haben. Ein Angebot, das die Anbindung pauschal beziffert, ohne Ihre Ablage gesehen zu haben, ist entweder mit hohem Puffer kalkuliert, oder es wird später teuer. Beides ist schlecht für Sie.

Fragen Sie deshalb: Was genau haben Sie sich angesehen, bevor Sie diese Zahl geschrieben haben?

Block 3: Die Menschen. Der Posten, den alle vergessen.

Ein System, das niemand benutzt, kostet vollen Preis und bringt null.

Das klingt banal, ist aber der häufigste Grund, warum KI-Projekte im Mittelstand versanden. Nicht die Technik scheitert. Die Einführung scheitert.

Einzuplanen sind drei Dinge:

Schulung. Nicht als einmalige Frontalveranstaltung, sondern als begleitete Einführung über mehrere Wochen. Menschen lernen ein Werkzeug an ihrer eigenen Arbeit, nicht an Beispielen. Seit Februar 2025 verlangt der EU AI Act ohnehin, dass Betreiber für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden sorgen. Was das praktisch bedeutet, habe ich an anderer Stelle ausführlicher beschrieben.

Arbeitszeit Ihrer Leute während des Projekts. Jemand aus dem Fachbereich muss erklären, wie ein Vorgang wirklich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Das sind über eine Pilotphase hinweg mehrere Tage, verteilt in Stunden. Diese Zeit taucht in keinem Angebot auf und ist trotzdem echter Aufwand.

Der Umbau der Abläufe. Wenn ein Agent die Vorsortierung der Eingangspost übernimmt, ändert sich der Arbeitstag der Person, die das bisher gemacht hat. Diese Änderung muss jemand gestalten. Sonst läuft die neue Technik neben dem alten Prozess her, und Sie zahlen für beides.

Block 4: Der Betrieb. Klein, aber dauerhaft.

Nach dem Projekt ist vor dem Betrieb. Modelle werden abgelöst, Schnittstellen ändern sich, Ihre eigenen Abläufe entwickeln sich weiter. Ein System, das ein Jahr lang niemand anfasst, wird schleichend schlechter.

Das ist kein großer Posten, aber es ist ein wiederkehrender. Planen Sie einen laufenden Anteil ein, und klären Sie, wer ihn erbringt. Wenn ein Anbieter sagt, es gebe keinen laufenden Aufwand, stimmt das nicht.

Woran Sie eine unseriöse Kalkulation erkennen

Drei Muster kommen immer wieder:

Der Festpreis ohne Vorabanalyse. Wer Ihre Systeme nicht kennt, kann den Aufwand nicht kennen. Ein Festpreis ist trotzdem möglich, aber erst nach einem Readiness-Check. Vorher ist er eine Wette, und Sie sind der Einsatz.

Die Ersparnis als einzige Zahl. „Spart 30 Prozent Bearbeitungszeit” ist keine Kalkulation, sondern eine Behauptung. Fragen Sie nach: Gemessen woran, in welchem Zeitraum, bei welchem Ausgangswert? Wenn darauf keine Antwort kommt, war es Marketing.

Die Lizenz als Hauptposten. Wenn im Angebot die Lizenzkosten den größten Block bilden, hat jemand die Anbindung nicht ernst genommen. Genau die wird Sie später einholen.

Die Frage, die Sie stattdessen stellen sollten

Nicht „Was kostet KI?”, sondern: Was kostet mich der Zustand, den ich gerade habe?

Rechnen Sie einen Vorgang durch, den Sie oft haben. Wie viele Minuten dauert er, wie oft kommt er im Monat vor, was kostet die Minute? Diese Zahl kennen Sie oder können sie in einer Stunde ermitteln. Sie ist die einzige belastbare Vergleichsgröße, die Sie haben.

Erst danach ergibt ein Angebot Sinn. Denn dann diskutieren Sie nicht mehr über einen Preis, sondern über eine Differenz.

Und diese Rechnung können Sie ohne mich aufstellen. Wenn Sie danach das Gefühl haben, dass sich ein Gespräch lohnt, buchen Sie eines. Wenn die Rechnung dagegen zeigt, dass der Vorgang selten und billig ist, haben Sie sich ein Projekt gespart. Auch das ist ein Ergebnis.