// Branchenfokus · Versicherungsmakler

KI für Versicherungsmakler.

KI-Helfer für das Maklerbüro mit 5 bis 50 Mitarbeitenden, mit dokumentierter Schulung nach Artikel 4, IDD-konform, ohne dass Sie blau direkt, Smart Admin oder aB-Agenta austauschen. Sitz Gelsenkirchen, vor Ort im Ruhrgebiet.

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Kostenlos · 30 Minuten · Ohne Verpflichtung

Der Vorschlag

KI für Versicherungsmakler, der Vorschlag in einem Satz

Wie ein KI-Helfer in sechs bis zwölf Wochen mitläuft, Ihre Maklerverwaltung unangetastet bleibt und die Schulungspflicht aus Artikel 4 dabei dokumentiert wird.

Sven Seele am Schreibtisch bei der Arbeit an einem KI-Helfer

01 · Der Alltag

Zweihundert E-Mails am Tag. Schäden, Verträge, Bestandskunden, Rückfragen. Eine Schadensmeldung wartet manchmal achtzehn bis vierundzwanzig Stunden auf eine Antwort. Beim Provisionsabgleich verlieren Sie pro Quartal eine Woche Zeit.
02 · Der Vorschlag

Keine neue Software. Sie behalten Ihre Maklerverwaltung. Daneben baue ich einen KI-Helfer für Sie. In sechs bis zwölf Wochen läuft er mit. Was er Ihnen einspart, wird vorher und nachher gemessen, und woran gemessen wird, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
03 · Die Absicherung

Wir legen vor dem Pilot zwei Kennzahlen fest. Wenn die nach vier Wochen nicht messbar besser geworden sind, ist Schluss. Ohne weitere Kosten für Sie.
04 · EU-AI-Act

Seit August 2026 gilt die europäische KI-Verordnung in weiten Teilen. Das ist im Plan berücksichtigt. Alle Daten bleiben in der Europäischen Union. Beratungsprotokolle schreibt der Helfer als Entwurf, Sie prüfen und unterschreiben. Schulung und Dokumentation sind vorbereitet.
05 · Der erste Schritt

Wir starten mit einem Termin bei Ihnen vor Ort. Einen Tag. Ich schaue mir Ihre Abläufe an und finde die drei Stellen, wo KI am meisten bringt. Danach entscheiden Sie.

// Ihre Maklerverwaltung bleibt · Daten bleiben in der EU

// Was wir lösen

Die fünf Engpässe in einem typischen Maklerbüro mit 8 bis 30 Mitarbeitenden.

EU AI Act: was gilt und was sich verschoben hat

Seit 2. August 2026 gilt die Transparenzpflicht nach Art. 50. Die Hochrisiko-Pflichten wurden im Juli 2026 verschoben, für Systeme nach Annex III auf den 2. Dezember 2027. Die Abgrenzung zu Annex-III-Hochrisiko (Risiko- und Preisentscheidungen Leben/Kranken) ist je Use Case zu prüfen, Backoffice-Triage und reine Klassifikation sind in den meisten Konstellationen regulär, Schadens-Vorprüfung im Einzelfall. Schulungspflicht (Art. 4) und Transparenz gegenüber Kunden (Art. 50) gelten in jedem Fall, die Betreiber-Dokumentation nach Art. 26 dort, wo ein Hochrisiko-System vorliegt. Wer das ohne externe Beratung selbst aufstellt, baut riskant.

SaaS-Mehrkosten ohne klaren ROI

Afori, blau direkt AMEISE COPILOT, Inveda IMA+, virtualworkforce, InsurMagic, jeder Anbieter verlangt 200 bis 500 Euro pro Monat, jeder will Zugriff auf Bestandsdaten. Nach drei Tools sitzt der Inhaber auf 1.500 Euro monatlichen Lizenzen ohne Konsolidierung.

Schadenmeldung-Triage und Erstreaktionszeit

Eine Schadens-E-Mail zwischen 200 anderen führt schnell zu 48 Stunden Erstreaktion. Bei VK-Schäden mit zeitkritischer Beweissicherung (Foto, Zeugenkontakt) ist das ein Risiko für die Schadensregulierung, und für die Maklerprovision in komplexen Fällen.

Bestandskunden-Reaktivierung schläft

In jedem Bestand schlummern 15 bis 25 Prozent Cross-Sell-Anlässe (Heirat, Kinder, Hauskauf, Job-Wechsel), die heute manuell aus Eingangs-E-Mails und Telefon-Notizen detektiert werden müssten. Ohne Triage-Filter werden sie nicht gesehen.

Provisions-Reconciliation Pool ↔ MVP

Pool-Provisions-Datenfeeds und MVP-Buchungen weichen je nach Pool und Tarifmix typisch 1 bis 8 Prozent voneinander ab, bei komplexen Bestands- und Tarifkonstellationen auch deutlich mehr. Manueller Abgleich ist Buchhaltungs-Wochen pro Quartal, automatischer Abgleich mit Anomalie-Detektion ist Standard-KI-Aufgabe.

// Anwendungsfelder

Fünf Use Cases mit messbarem ROI im 8-Wochen-Pilot.

Jeder Use Case läuft eigenständig, lässt sich einzeln messen und ergänzt Ihren bestehenden Maklerverwaltungs-Stack, kein Tool-Wechsel, kein Bestands-Migrationsprojekt.

Use Case 01

E-Mail-Triage für Eingangspost

Ein Agent klassifiziert Eingangs-Mails nach Vorgang (Antrag, Schaden, Bestandsänderung, Beratungsanfrage), priorisiert nach Dringlichkeit und routet an die richtige Sachbearbeitung. Schadensmeldungen werden automatisch markiert und mit Vorgangs-ID versehen.

Erwartetes Ergebnis
Ziel ist die Erstreaktion am selben Arbeitstag statt am nächsten. Der Ausgangswert wird vor dem Start gemessen.

Use Case 02

Schadens-Vorprüfung mit Beweismittel-Klassifikation

Der Agent prüft eingehende Schadensmeldungen auf Vollständigkeit (Schadenshöhe, Zeitpunkt, Ort, Beteiligte), klassifiziert die Beweismittel (Foto, Zeugen, Polizeibericht) und erstellt einen Vorgangs-Entwurf. Endgültige Bewertung bleibt menschlich gemäß § 61 VVG.

Erwartetes Ergebnis
Ziel ist ein Schaden, der einen Arbeitstag früher in Bearbeitung geht, mit weniger Rückfragen an den Kunden.

Use Case 03

IDD-konformer Beratungsprotokoll-Entwurf

Aus Beratungs-Audio oder Notizen erstellt der Agent einen strukturierten Beratungsprotokoll-Entwurf gemäß IDD und § 61 VVG, mit Bedarfsanalyse, Empfehlung, Begründung. Maklerin signiert nach Prüfung. Haftung bleibt menschlich.

Erwartetes Ergebnis
Ziel ist ein Protokoll, das direkt nach der Beratung als Entwurf vorliegt statt abends, und zwar immer in derselben Form.

Use Case 04

Bestandskunden-Reaktivierung mit Anlass-Detection

Der Agent screent Eingangs-Kommunikation und Bestandsdaten auf Lebensereignisse (Heirat, Geburt, Hauskauf, Job-Wechsel, Umzug), schlägt passende Cross-Sell-Anlässe vor und priorisiert nach Bestandswert.

Erwartetes Ergebnis
Ziel ist, Beratungs-Anlässe im Bestand sichtbar zu machen, statt sie unbemerkt verstreichen zu lassen. Wie viele daraus werden, zeigt erst der Pilot.

Use Case 05

Provisions-Abgleich Pool ↔ MVP

Der Agent matcht Pool-Datenfeeds gegen MVP-Buchungen, identifiziert Abweichungen pro Vertrag und Pool, erkennt typische Fehlerklassen (Storno-Verbuchung, Bestandsübertragung, Tarifwechsel) und erstellt Reklamations-Entwürfe an Pool oder Versicherer.

Erwartetes Ergebnis
Ziel ist ein Quartalsabgleich, der Tage statt Wochen dauert und Abweichungen früher sichtbar macht.

// Wie wir vorgehen

Ein Pilot in sechs bis zwölf Wochen, von Anfang an dokumentiert.

Sieben Schritte mit klarem Ergebnis pro Schritt. EU-AI-Act-konform aufgesetzt, IDD-Tauglichkeit der Architektur in jedem Schritt dokumentiert.

Schritt 01

Readiness-Check vor Ort

Ein Tag in Ihrem Maklerbüro mit Inhaber, Backoffice-Lead und Schadens-Verantwortlichem. Wir prüfen Bestandsstruktur, MVP-Setup, Pool-Anbindungen und identifizieren die zwei bis drei Use Cases mit dem höchsten ROI im Pilot-Zeitraum.
Schritt 02

EU-AI-Act-Klassifikation des Use Cases

Wir prüfen pro Use Case, ob Hochrisiko nach Annex III (Lebens- oder Krankenversicherungs-Risiko-/Preisentscheidung) vorliegt. Backoffice-Triage und Schadens-Vorprüfung sind regulär, Transparenz- und Schulungspflichten dokumentieren wir trotzdem.
Schritt 03

EU-Hosting-Architektur, AVV, Verschwiegenheit

Modellauswahl (typisch Claude über AWS Bedrock oder Google Vertex AI in einer EU-Region), AVV mit ausdrücklicher Verschwiegenheits-Klausel, Trainings-Opt-out dokumentiert, kein Privat-Account-Zugriff auf Bestandsdaten.
Schritt 04

Iterativer Aufbau in 4-Wochen-Sprints

Sicherer Schatten-Betrieb mit historischen Bestandsdaten, dann produktiver Pilot auf einem Bestandssegment. Wöchentliche Standups, KPI-Bewertung gegen Baseline alle vier Wochen. Pilot-Garantie greift, wenn nach vier Wochen weder die Schadens-Erstreaktionszeit noch die Triage-Genauigkeit messbar verbessert sind.
Schritt 05

IDD- und VVG-konforme Übergaben

Wo der Use Case Beratungs- oder Schadens-Output erzeugt, dokumentieren wir die menschliche Endprüfung als feste Routine, Beratungsprotokoll-Entwürfe sind nie automatisch versendet, Maklerin signiert nach Prüfung.
Schritt 06

Mitarbeiter-Schulung gemäß EU AI Act Art. 4

Schulungs-Material auf den konkreten Pilot zugeschnitten, keine generische Online-Pflicht. Dokumentation für Aufsicht und im Falle einer Pool-Audit-Anfrage vorzeigbar.
Schritt 07

Übergang in Rollout oder Ausstieg

Nach zwölf Wochen entscheiden Sie. Rollout mit weiteren Use Cases (z. B. Vertrags-Onboarding, BiPRO-Anbindung, Antragsprüfung), Übergabe an Ihre interne IT, oder sauberer Ausstieg ohne Folgekosten und ohne Lock-in.

// Rechenbeispiel

Was ein Pilot in einem Maklerbüro mit 5.000 Verträgen bringen müsste.

Kein Kundenfall

Hier steht kein anonymisierter Kundenfall. Ich habe keinen zu erzählen, und einen zu erfinden kommt nicht in Frage. Stattdessen sehen Sie die Rechnung, mit der ich vor einem Pilot arbeite, mit allen Annahmen offen. Tauschen Sie jede Zahl gegen Ihre eigene, dann wissen Sie, ob sich die Sache für Sie trägt.

Angenommene Ausgangslage

› Angenommen: acht Mitarbeitende, rund 5.000 Verträge im Bestand, Anbindung an zwei Pools.
› Angenommen: 180 bis 240 fachliche E-Mails am Tag, darunter etwa 20 Schadensmeldungen.
› Angenommen: eine Schadensmeldung wartet im Schnitt einen Arbeitstag auf die erste Rückmeldung.
› Angenommen: der Provisionsabgleich kostet pro Quartal rund eine Arbeitswoche.
› Ihre echten Werte weichen davon ab. Genau deshalb werden sie vor dem Start gemessen und nicht geschätzt.

Was ich baue

› Zwei Anwendungsfälle parallel: Vorsortierung der Post und eine Vorprüfung eingehender Schäden.
› Aufbau: Claude über einen Anbieter mit Rechenzentrum in der Europäischen Union, Verschwiegenheit vertraglich vereinbart, keine Nutzung Ihrer Daten für das Training.
› Anbindung über Outlook und den Vorgangsordner. Ihre Maklerverwaltung bleibt unangetastet.
› Einordnung der Anwendungsfälle nach dem EU AI Act und zwei dokumentierte Schulungstermine von je 90 Minuten.
› Feste Regel: keine automatischen Antworten an Kunden. Jeder Entwurf geht über einen Menschen.

Die Rechnung dazu

= Schäden: 20 Meldungen am Tag, jede braucht eine erste Einordnung und eine Eingangsbestätigung mit den fehlenden Unterlagen. Als Entwurf vorbereitet, verkürzt das die Wartezeit auf Stunden statt auf einen Tag.
= Post: 200 Mails am Tag, grob ein Drittel davon wiederkehrende Rückfragen zu Verträgen. Bei drei Minuten je Antwort sind das rund fünf Stunden in der Woche über das Büro.
= Zielwert für die Messung: Erstreaktion auf Schadensmeldungen am selben Arbeitstag. Der Ausgangswert wird vor dem Start gemessen.
= Der Provisionsabgleich bleibt vorerst außen vor. Er ist erst sinnvoll, wenn die Daten im Bestand sauber sind, und das ist eine eigene Aufgabe.
= Rechnen Sie mit dem Stundensatz, den die Zeit bei Ihnen tatsächlich kostet. Erst dann steht da eine Zahl, auf die Sie sich verlassen können.

Zwei Kennzahlen legen wir vor dem Start gemeinsam fest und messen sie vorher. Werden sie nach vier Wochen nicht besser, ist Schluss, ohne weitere Kosten. Dieses Versprechen ersetzt jede Erfolgsgeschichte, die ich Ihnen hier erzählen könnte.

// Rechtlicher Rahmen

Auf welche Vorschriften wir die Lösung jeweils zurückbinden.

Versicherungsvermittlung ist berufsrechtlich engmaschig. Hier sind die Paragraphen, die wir bei jeder Architektur-Entscheidung mitprüfen.

§ 61 VVG: Beratungs- und Dokumentationspflicht. KI liefert Vorprüfung und Protokoll-Entwurf, der finale Beratungsschritt bleibt menschlich.
§ 63 VVG: Maklerhaftung. KI-Output ist Vorprodukt; Beratungs- und Empfehlungsverantwortung bleiben beim Makler. Sorgfältige Prüfung jedes Entwurfs ist Pflicht, KI ersetzt sie nicht, sie verkürzt sie.
IDD (RL 2016/97/EU): Vermittler-Richtlinie. Bedarfsanalyse, Empfehlung und Begründung müssen pro Vertrag dokumentiert sein, KI strukturiert, Mensch entscheidet.
EU AI Act Art. 4: KI-Kompetenz-Pflicht für Betreiber seit 02.02.2025. Schulung wird im Pilot dokumentiert, sodass Sie den Nachweis vorlegen können.
EU AI Act Art. 26 + 50: Betreiber-Pflichten ab 02.08.2026 + Transparenz gegenüber Kunden. Bei Chatbot-Direktkontakt verpflichtende Hinweispflicht.
DSGVO Art. 32: Sicherheit der Verarbeitung. Europäische Region bei Bedrock oder Vertex, Trainings-Opt-out, dokumentierte TOMs als Standard.

// Häufige Fragen

Was Maklerinhaber:innen typischerweise wissen wollen.

Ist meine 8-MA-Maklerfirma ein „Betreiber von Hochrisiko-KI" nach EU AI Act?

In den meisten Backoffice-Konstellationen nicht hochrisiko. Annex III Punkt 5(c) der KI-Verordnung greift, wenn die KI Risiko- oder Preisentscheidungen für Lebens- oder Krankenversicherungen mitbestimmt. Schadens-Vorprüfung kann je nach Tiefe in die Nähe von Annex III rücken, die Abgrenzung prüfen wir vor jedem Use-Case-Start im Readiness-Check. Schulungspflicht (Art. 4) und Transparenzpflicht (Art. 50) gelten für jede KI-Nutzung.

Darf ich als Makler ein KI-Tool für die Schadens-Vorprüfung einsetzen, ohne gegen § 61 VVG zu verstoßen?

Ja. Die KI dokumentiert und vorklassifiziert, der Makler verantwortet die Empfehlung und das Beratungsprotokoll. KI-Output sollte nachvollziehbar geloggt sein, verpflichtend nach Art. 26 EU AI Act allerdings nur bei Hochrisiko-Systemen. Beratungsprotokoll-Entwürfe gehen nie ungeprüft raus.

Welche KI ist DSGVO-konform für meinen Bestand, ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot oder MVP-integriert?

Mit AVV und EU-Hosting alle vier möglich. Claude erreicht eine europäische Verarbeitung über Amazon Bedrock oder Google Vertex AI, bei Anthropic direkt ist keine EU-Region wählbar. Microsoft 365 Copilot bleibt im Tenant. Kostenlose Versionen niemals für Bestandsdaten. Pragmatisch: Claude für Dokumentenanalyse und längere Kommunikation, Copilot für Outlook-Triage in MS-365-Häusern.

Kann KI mein Beratungsprotokoll IDD-konform erstellen?

Als Entwurf, nicht als Endprodukt. Die KI transkribiert und strukturiert das Beratungsgespräch, der Makler prüft, signiert, archiviert. Haftung bleibt nach § 63 VVG beim Makler. An der berufsrechtlichen Verantwortung ändert das nichts, sie bleibt beim Makler.

Wie integriere ich KI in mein bestehendes MVP (Smart Admin, Professional Works, aB-Agenta) ohne Datenschutz-Bruch?

Wir lesen aus Ihrem MVP, schreiben aber nicht zurück. Der Pilot läuft auf einem klar abgegrenzten Bestandssegment, nicht auf dem Gesamtbestand. Erst wenn die KPIs sitzen, weiten wir aus. In der Pilotphase reichen meistens E-Mail- und Datei-Schnittstellen, eine native API-Anbindung lohnt erst im Rollout.

Was kostet ein KI-Pilot für ein Maklerbüro mit 8 Mitarbeitenden wirklich?

Immer ein Festpreis, und er steht fest, bevor etwas beginnt: kein Tagessatz, keine Nachforderung. Gerechnet wird über 6 bis 12 Wochen für einen bis zwei Anwendungsfälle, typisch die Eingangspost und die Schadens-Vorprüfung. Was Ihr Fall kostet, nenne ich, wenn ich ihn kenne. Eingeschlossen sind der Readiness-Check, der Auftragsverarbeitungsvertrag, die Dokumentation nach der KI-Verordnung, die Mitarbeiterschulung nach Artikel 4 und das Berichtswesen zum Piloten. Danach bleiben die laufenden Kosten des Sprachmodells, in dieser Größenordnung 50 bis 300 Euro im Monat, das zahlen Sie an den Anbieter und nicht an mich.

Wie messe ich den ROI meines KI-Agenten als Makler?

Drei Kennzahlen: gesparte Mitarbeiterstunden pro Monat (Triage), durchschnittliche Schadens-Erstreaktionszeit, Cross-Selling-Quote auf reaktivierten Bestandskunden. Baseline vor Pilot-Start, Messung nach 8 Wochen. Pool-Audit-Tauglichkeit wird parallel dokumentiert.

Muss ich meine Kunden informieren, wenn ich KI im Backoffice einsetze?

Bei direktem Chatbot-Kontakt ja, ab 02.08.2026 verpflichtend gemäß EU AI Act Art. 50. Bei reiner interner Triage reicht ein Hinweis in der Datenschutzerklärung. Bei automatisierten Entscheidungen mit Außenwirkung (z. B. KI-getriebene Tarif-Empfehlung) ist immer Transparenz nötig.

Provisions-Reconciliation per KI, verletze ich damit Vereinbarungen mit Pool oder Versicherer?

Nein, solange die KI lokal Buchungen abgleicht und nichts an Pool oder Versicherer zurücksendet. Pool-Verträge prüfen wir auf Klauseln zu „automatisierter Datenverarbeitung von Provisionsdaten", in der Regel ist Lese-Zugriff und lokale Auswertung gedeckt.

Lohnt sich Claude oder ChatGPT für Maklerbüros?

Claude ist stärker bei Langdokumenten (AVB, Bedingungswerke, Schadensakten) und produziert ruhigeren, juristisch strukturierten Output. ChatGPT hat die bessere Office-Integration via Microsoft 365 Copilot. Pragmatisch: Claude für Beratungs- und Dokumentenanalyse, Copilot für E-Mail-Triage in Outlook-zentrierten Büros.

// Vor Ort

Versicherungsmakler im Ruhrgebiet, vier Schwerpunkt-Standorte.

Sitz Gelsenkirchen, regelmäßig vor Ort in Essen, Düsseldorf, Bochum und Dortmund. Pilot-Beratung läuft hybrid: Readiness-Check vor Ort, technische Iterationen remote.

Essen

Dichtes Maklernetz, viele eigentümergeführte Büros mit 5 bis 25 MA. E-Mail-Triage und Schadens-Vorprüfung als Standard-Einstiege.

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Düsseldorf

Versicherungs-Dienstleistungs-Cluster, anspruchsvoller Markt. Methodik plus EU-AI-Act-Stärke konvertiert hier besser als Pain-Klage.

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Bochum

Stabiler Mittelstands-Markt, pragmatische Inhaber-Mentalität, schnelle Pilot-Entscheidungen.

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Dortmund

Klassische Mittelstands-Strukturen 20 bis 150 MA, Tech-Affinität rund um Phoenix-See, gute Pilot-Akzeptanz.

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// Drei Wege von hier

Sie müssen nicht mit einem Projekt anfangen.

Der übliche Weg geht in Stufen: erst die schriftliche Regelung, dann der Nachweis, dann ein Vorgang, der tatsächlich läuft. Nehmen Sie die Stufe, auf der Sie stehen.

Stufe 1

Die Regelung zuerst

Die KI-Richtlinie als Vorlage zum Ausfüllen, sieben Seiten. Kostet nichts, kommt als PDF per E-Mail, kein Verteiler.

Vorlage holen

Stufe 2

Der Nachweis ohne Termin

KI-Kompetenz für Büros: acht Module im Selbststudium, zwanzig Vorlagen, Nachweis je Person. Ohne Termin, ohne Reisekosten, ab 99 Euro je Person im Haus.

Kurs ansehen

Stufe 3 und 4

Schulung oder Pilot

Halbe Stunde, in der wir Ihren Fall ansehen: welcher Vorgang in Ihrem Haus am meisten Zeit kostet und ob sich daraus ein Pilot lohnt.

Halbe Stunde vereinbaren

Alle vier Stufen im Überblick: von der Orientierung bis zum Piloten .